Excel yerine stok takibi: tablodan hareket kaydına geçiş

Excel yerine stok takibi ne demek?

Excel yerine stok takibi, ürün miktarını bir hücrede elle güncellemek yerine her alış, satış ve düzeltmeyi ayrı bir hareket olarak kaydetmek demektir. Mevcut miktar bu hareketlerin toplamından hesaplanır; böylece “Bu sayı nereden çıktı?” sorusunun cevabı her zaman görünür kalır.

Tablo kötü bir araç değildir. Sorun, stok gibi her gün değişen bir bilgiyi tek bir hücreye sıkıştırmaktır. Hücre yalnızca son durumu tutar; o duruma nasıl gelindiğini unutur. Bu yazıda tablonun nerede zorlandığını, hareket bazlı takibin farkını ve Hesapİz’e geçerken izleyebileceğiniz sade bir planı örneklerle anlatıyoruz.

Tablonun kırıldığı beş yer

Birincisi, miktar hücresinin üzerine yazmak. Sabah 40 olan değeri 34 yaptığınızda eski 40 kaybolur. Biri yanlışlıkla 43 yazarsa, hangi satışın ya da hangi alışın unutulduğunu bulmanın yolu kalmaz.

İkincisi, hareket geçmişinin olmaması. Ayrı bir “satışlar” sayfası tutulsa bile bu sayfa miktar hücresine bağlı değildir. Satış sayfasında 14 adet çıkış görünür, stok hücresi 12 adet azalmıştır; ikisinden hangisinin doğru olduğu tartışma konusu olur.

Üçüncüsü, aynı işin iki kez girilmesi. Satış önce fatura ya da müşteri borcu için bir yere, ardından stok için tabloya yazılır. Yoğun bir günde ikinci adım atlanır ve fark sayıma kadar fark edilmez.

Dördüncüsü, sürüm ve paylaşım karmaşası. “stok_son.xlsx”, “stok_son_guncel.xlsx” gibi dosyalar çoğalır; iki kişi aynı anda farklı kopyada çalışır. Beşincisi, seri numaraları. Seri numaralı ürünlerde hangi numaranın satıldığını, hangisinin rafta durduğunu bir sütunla izlemek hataya çok açıktır.

Hareket bazlı stok nasıl çalışır?

Hesapİz’de ürün kartına bir “Başlangıç miktarı” ve “Stok tarihi” girersiniz. Bu açılış miktarı kasaya veya cariye para hareketi yazmaz; yalnızca stoğun başlangıç noktasıdır. Sonrasında gelir belgesindeki her satış kalemi stoğu azaltır, gider belgesindeki her alış kalemi stoğu artırır. Belgeyi bir kez girersiniz; müşteri borcu ve stok aynı kayıttan güncellenir.

Belgesiz giriş ve çıkışlar için ürün detayında “Stok giriş / çıkışı ekle” vardır. Sayımda fark çıkarsa kartı düzenlerken “Stok miktarını düzelt” alanına sayılan miktarı yazarsınız; sistem eski hareketleri silmez, fark kadar bir “Stok düzeltmesi” hareketi ekler. Böylece düzeltmenin kendisi de geçmişte görünür.

Ürün kartındaki “Kritik stok seviyesi” alanı, miktar bu seviyeye indiğinde detayda “Stok kritik seviyededir.” uyarısını gösterir. Raporlar altındaki Stok Hareketleri ekranında “Kritik stoktaki ürünler” görünümüyle hepsini birlikte görebilirsiniz. Miktar sıfırın altına inerse kayıt engellenmez ama “Mevcut stok miktarı eksidir.” uyarısı çıkar. Bu uyarı çoğu zaman girilmemiş bir alışa işaret eder.

Seri takibini açtığınız üründe her satır tek adet ve bir seri numarasıyla girilir. Stokta olmayan ya da daha önce satılmış bir numarayı satmaya çalışırsanız kayıt reddedilir. Tablonun yapamadığı kontrol tam olarak budur.

Örnek: aynı ürün, iki farklı kayıt

Örnek bir dükkânda üç ürün düşünelim. Tabloda “2 m şarj kablosu” satırında 40 yazıyor. Hesapİz’deki hareket listesi ise şöyle: 1 Ekim başlangıç miktarı 50, 3 Ekim satış 6, 5 Ekim satış 8, 7 Ekim alış 20, 9 Ekim satış 16. Hesap 50 − 6 − 8 + 20 − 16 = 40. Sonuç aynı, fakat hareket listesinde 40’ın nereden geldiği açıkça okunur. Sayımda 38 çıkarsa hangi tarihten sonrasını kontrol edeceğinizi bilirsiniz.

İkinci ürün “priz adaptörü”: başlangıç 30, ardından 12 ve 9 adetlik iki satış. Mevcut miktar 30 − 12 − 9 = 9 olur. Kritik stok seviyesini 10 belirlediyseniz ürün kritik listesine düşer. Tabloda bu bilgiyi görmek için koşullu biçimlendirme kurup her gün dosyayı açmanız gerekirdi.

Üçüncü ürün “kulaklık”: başlangıç 5, bir müşteriye 7 adet satış girildi. Mevcut miktar 5 − 7 = −2 olur ve eksi stok uyarısı gelir. Tabloda biri hücreye 0 yazıp geçebilirdi; hareket listesinde ise eksik kalan alış belgesini aramanız gerektiği açıkça görünür.

Gerçekçi bir geçiş planı

Önce bir geçiş tarihi seçin; ay başı ya da işin sakin olduğu bir gün idealdir. O tarihte fiziksel sayım yapın ve sayım listesini saklayın. Tablodaki miktarlar değil, sayılan miktarlar başlangıç kabul edilmelidir.

Hesapİz’de Excel’den içe aktarma özelliği yoktur. Ürünleri “Ürün & Hizmetler” ekranından tek tek, başlangıç miktarı ve stok tarihiyle girersiniz. Bu nedenle zamanı baştan planlayın: önce en çok satan ürünleri, sonra diğerlerini girin; kategori ve stok kodu düzenini girişten önce belirleyin. Çok sayıda ürününüz varsa girişi birkaç güne bölmek ama stok tarihini hepsinde geçiş tarihi olarak bırakmak işinizi kolaylaştırır.

Geçiş tarihinden itibaren satışları gelir belgesiyle, alışları gider belgesiyle kaydedin ve tabloyu yalnızca okumak için arşivde tutun. İki sistemi paralel güncellemek, ilk bölümde anlatılan çift giriş sorununu geri getirir. İlk ayın sonunda birkaç üründe kısa bir sayım yapıp hareket listesiyle karşılaştırın.

İlk ay için kontrol alışkanlıkları

Geçişin ilk haftalarında en sık yapılan hata, aynı satışı hem gelir belgesiyle hem de ürün detayındaki “Stok giriş / çıkışı ekle” ile girmektir. Bu durumda stok iki kez düşer. Kural basit olsun: müşteriye ya da tedarikçiye bağlı her işlem belgeyle girilir; doğrudan stok hareketi yalnızca belgesi olmayan durumlar için kullanılır. Doğrudan stok çıkışının seçilen TL kasaya para eklediğini, stok girişinin ise kasadan para çıkardığını da unutmayın.

Gün sonunda Stok Hareketleri raporunda “Bugün” aralığını açıp girilen hareketlere kısaca göz atmak birkaç dakika sürer ve hataları aynı gün yakalamanızı sağlar. Hafta sonunda kritik stoktaki ürünleri kontrol edip sipariş listesi çıkarın. Eksi stok uyarısı gören ürünlerde önce o ürünün son alış belgelerine bakın; fark bir alış eksikliğinden kaynaklanıyorsa düzeltme hareketi yerine eksik belgeyi girmek geçmişi daha doğru tutar.

Ay sonunda seçtiğiniz on, on beş üründe sayım yapın. Sayım ile mevcut miktar arasındaki farklar azalıyorsa sistem oturuyor demektir. Farklar belirli ürünlerde tekrar ediyorsa o ürünlerin satış ya da alış kaydının nasıl girildiğini ekipçe yeniden konuşun.

Analiz için Excel’i bırakmak zorunda değilsiniz

Hareket bazlı takip, kendi analizlerinizi yapmanızı engellemez. Ürün listesinde, ürün detayında ve raporlarda “Excel’e aktar” seçeneği vardır; bu seçenek ilgili modülde tam yetkisi olan kullanıcılarda görünür. Aldığınız dosyada pivot tablo, grafik ya da sezon karşılaştırması yapabilirsiniz. Fark şu: Excel artık kaydın kendisi değil, kayıttan alınmış bir çıktıdır.

Dürüst olmak gerekirse Excel bazı durumlarda yeterlidir. Ürün sayısı birkaç kalemse, satış seyrekse, tek kişi çalışıyorsa ve satışları ayrıca bir belgeye bağlamanız gerekmiyorsa düzenli tutulan bir tablo işinizi görebilir. Ürün sayısı arttığında, birden fazla kişi kayıt girdiğinde, seri numarası ya da müşteri bazlı satış takibi gerektiğinde hareket bazlı bir sisteme geçmek zaman kazandırır.

Sık sorulan sorular