Kasa nasıl oluşturulur?
Hesapİz’de yeni kasa açmak için sol menüden KASA & BANKALAR bölümüne girip Yeni kasa oluştur düğmesine basarsınız. Kasa adını, para birimini, hesap türünü ve açılış bakiyesini girip kaydettiğinizde kasa listede görünür ve tahsilat, ödeme ve para hareketlerinde seçilebilir hale gelir. İlk bakiye, kasanın açılış hareketi olarak kaydedilir.
Firmanızı oluşturduğunuzda TL cinsinden bir Ana Kasa zaten açılır. Bu rehber, ek nakit kasaları, banka hesaplarını ve döviz hesaplarını nasıl tanımlayacağınızı anlatır. Kasa ve banka takibinin genel mantığı için “Kasa ve banka takibi” özellik sayfasına göz atabilirsiniz.
Hangi hesaplar için ayrı kasa açmalısınız?
Temel kural şudur: parası ayrı sayılan veya ayrı ekstresi olan her yer için ayrı kasa açın. Dükkândaki nakit çekmece, şirketin her banka hesabı, POS cihazından geçen tahsilatların toplandığı hesap ve her döviz hesabı ayrı birer kasadır. Böylece gün sonunda her kasanın bakiyesini kendi sayımı veya ekstresiyle karşılaştırabilirsiniz.
Kasa adına para birimini ve kullanım amacını yazmak seçim hatalarını azaltır: “Ofis TL”, “Banka TL”, “Banka USD” veya “Şube EUR” gibi. Tahsilat ekranında kasa listesi para birimiyle birlikte görünse de açık bir ad, hızlı çalışırken yanlış hesabı seçmenizi önler. Bu adlar örnektir; kendi hesap düzeninizi kullanın.
POS tahsilatları için ayrı bir kasa açmak isteğe bağlıdır. Kart ödemeleri bankanıza toplu ve kesintili geçiyorsa, tahsilatları önce “POS” kasasına almak ve bankaya geçtiğinde aktarım hareketiyle banka hesabına taşımak ekstreyle karşılaştırmayı kolaylaştırabilir. Komisyon gibi kesintileri Para Çıkışı olarak kaydedebilirsiniz.
Para birimi ve hesap türü
Para birimi alanında TRY, USD, EUR ve GBP seçenekleri bulunur. Para birimi, kasanın bütün hareketlerinin hangi birimde tutulacağını belirler ve kasada hareket geçmişi oluştuktan sonra değiştirilemez. Bu nedenle kaydetmeden önce seçimi bir kez daha kontrol edin.
Hesap türü olarak Nakit kasa veya Banka hesabı seçersiniz. Banka hesabı seçtiğinizde banka adı, hesap sahibi / ünvanı ve IBAN alanları açılır; üçü de isteğe bağlıdır. Nakit kasada bu bilgiler kaydedilmez. Hesap türü, listede kasanın altında küçük bir etiket olarak da görünür.
IBAN alanı neyi kontrol eder?
IBAN alanı Türkiye IBAN’ı içindir ve boşluklu yazabilirsiniz; Hesapİz kaydederken boşlukları kaldırır, detay ekranında dörderli gruplar halinde gösterir. Uzunluk ve kontrol basamakları doğrulanır, böylece bir rakamın yanlış yazılması gibi hatalar kayıt anında yakalanır.
Bu doğrulama banka bağlantısı veya hesap sahipliği doğrulaması değildir. Hesapİz bankanıza bağlanmaz, bakiyeyi veya hareketleri otomatik çekmez. IBAN’ı kaydetmenin amacı, müşterinize hesap bilgisi verirken veya ödeme yaparken bilgiyi elinizin altında tutmaktır.
Açılış bakiyesi nasıl yazılır?
Bakiye (seçilen para birimi) alanına kasanın başlangıç tarihindeki bakiyesini o kasanın para biriminde yazın. USD kasası için 500,00 değeri 500 doları temsil eder; TL karşılığını bu alana yazmayın. İşlem tarihi alanına da bakiyenin geçerli olduğu tarihi girin. Bakiye eksi ise, örneğin kredili mevduat hesabında, tutarı pozitif yazıp 0’ın altında kutusunu işaretleyin.
Kaydettiğiniz ilk bakiye açılış hareketi olarak tutulur. Sonradan Kasayı düzenle ekranında bakiyeyi değiştirirseniz eski kayıt silinmez; fark kadar bir düzeltme hareketi eklenir. Bu yüzden bakiyeyi düzeltmeden önce eksik bir tahsilat, ödeme veya para hareketi olup olmadığını araştırın.
Örnek: Üç hesaplı bir başlangıç
Hayali bir ihracat danışmanlığı firması 1 Kasım itibarıyla Hesapİz’e geçiyor. Ana Kasa’daki nakit 2.150,00 TL; bu tutar Kasayı düzenle ile Ana Kasa’ya giriliyor. Banka TL hesabının bakiyesi 36.780,45 TL; Banka hesabı türünde, TRY para birimiyle yeni bir kasa açılıyor, banka adı ve IBAN ekleniyor.
Firmanın ayrıca 1.250,00 USD’lik bir döviz hesabı var. USD para birimiyle “Banka USD” adlı ikinci bir banka hesabı açılıyor ve Bakiye alanına 1.250,00 yazılıyor. KASA & BANKALAR ekranı artık iki ayrı toplam gösterir: Toplam TL bakiyesi 2.150,00 + 36.780,45 = 38.930,45 TL ve Toplam USD bakiyesi 1.250,00 USD. Bu iki toplam birbirine eklenmez.
Sık yapılan hatalar
En sık hata, döviz kasasına TL karşılığını açılış bakiyesi olarak yazmaktır; 1.250 dolar yerine 50.000 dolar görünür. İkinci hata, yanlış para birimiyle kasa açıp ilk hareketleri girdikten sonra fark etmektir. Hareket geçmişi oluşan kasanın para birimi sabittir; geçmiş hesabı dönüştürmeye çalışmak yerine doğru birimde yeni bir kasa açın.
Üçüncü hata, müşteriden olan alacağı kasanın açılış bakiyesine eklemektir. Alacak henüz tahsil edilmediği için kasada değildir; müşterinin ilk giriş bakiyesine yazılmalıdır. Dördüncüsü, aynı banka hesabı için iki kasa açmaktır; tahsilatlar iki kasaya dağılır ve hiçbiri ekstreyle tutmaz.
Kasa açıldıktan sonra
Kasa detayında bakiyeyi, hesap türünü, banka bilgilerini ve hareket listesini görürsünüz. Yeni para hareketi ile kasaya bağımsız giriş veya çıkış ekleyebilirsiniz. Gelir belgelerinden tahsilat alırken ve gider belgelerine ödeme yaparken bu kasa seçim listesinde yer alır. Dövizli tahsilatın nasıl girileceğini “Tahsilat ve ödeme nasıl kaydedilir?” rehberinde anlattık.
Hiç hareketi olmayan bir kasayı Hareketsiz kasayı sil ile kaldırabilirsiniz. Açılış bakiyesi girilmiş kasada da bir hareket bulunduğu için silme seçeneği görünmez; hareket geçmişi olan kasa silinemez. Firmanızdaki son aktif kasa da silinemez.
Adım adım
KASA & BANKALAR bölümünü açın
Sol menüdeki FİNANS grubundan KASA & BANKALAR’a tıklayın. Mevcut kasalarınız ve para birimine göre toplam bakiyeler listelenir.
Yeni kasa oluştur düğmesine basın
Sayfanın sağ üstündeki Yeni kasa oluştur düğmesiyle Yeni kasa oluşturun formunu açın. Bu düğmeyi görmüyorsanız Kasalar modülünde ekleme yetkiniz yoktur.
Kasa adı ve para birimini girin
Kasa adı alanına hesabı tanıtan açık bir ad yazın. Para birimi listesinden TRY, USD, EUR veya GBP seçin.
Hesap türünü ve banka bilgilerini seçin
Hesap türü olarak Nakit kasa veya Banka hesabı seçin. Banka hesabında isterseniz Banka adı, Hesap sahibi / ünvanı ve IBAN alanlarını doldurun.
Açılış bakiyesini ve tarihini girin
Bakiye (seçilen para birimi) alanına kasanın kendi para birimindeki bakiyeyi yazın. Bakiye eksi ise 0’ın altında kutusunu işaretleyin. İşlem tarihi alanını kontrol edin.
Kaydedin ve detayı kontrol edin
Kaydet düğmesine basın. Açılan kasa detayında para birimini, bakiyeyi ve Kasa hareketleri tablosundaki açılış hareketini kontrol edin.
Sık sorulan sorular
Ana Kasa’nın adını değiştirebilir miyim?
Evet. Ana Kasa’nın detayında Kasayı düzenle ile kasa adını ve bakiyesini güncelleyebilirsiniz. Hareket geçmişi oluştuysa para birimi sabit kalır.
Kredi kartı veya kredili hesap için kasa açabilir miyim?
Banka hesabı türünde bir kasa açıp bakiyeyi 0’ın altında seçeneğiyle eksi olarak girebilirsiniz. Hesapİz eksi bakiyeye izin verir ve uyarı gösterir. Bu kayıtların muhasebesel sınıflandırması için mali müşavirinize danışın.
Kasa açılış bakiyesi gelir olarak raporlanır mı?
Hayır. Açılış bakiyesi kasanın başlangıç durumunu gösteren bir harekettir; gelir belgesi oluşturmaz ve müşteri carisini etkilemez.
Pasif veya silinmiş kasa tahsilatta görünür mü?
Hayır. Tahsilat ve ödeme ekranlarında yalnız aktif kasalar listelenir. Hareket geçmişi olan kasa silinemediği için geçmiş kayıtlar her zaman ilgili kasaya bağlı kalır.
Altın veya başka bir döviz için kasa açabilir miyim?
Şu anda yalnız TRY, USD, EUR ve GBP para birimleri desteklenir. Başka bir birim için kasa açılamaz.
Kasa listesinde neden iki ayrı toplam görüyorum?
Her para birimi için ayrı toplam gösterilir. TL kasalarınızın toplamı ile USD, EUR veya GBP kasalarınızın toplamı birbirine eklenmez; çünkü kur olmadan toplanan rakam anlamlı olmaz.