Kısa cevap: kasa paranın yerini, cari ilişkinin sonucunu gösterir
Kasa bakiyesi, bir nakit kasada veya banka hesabında gerçekten ne kadar para bulunduğunu gösterir. Müşteri borcu (cari bakiye) ise bir kişi veya firmayla aranızdaki borç-alacak ilişkisinin net sonucudur. Vadeli satışta cari değişir ama para henüz gelmediği için kasa aynı kalır; bu yüzden iki rakam çoğu gün birbirinden farklıdır.
Bu farkı bilmek, gün sonunda “kasa neden tutmuyor?” sorusunun yarısını baştan çözer. Kasa “elimde ne var?”, cari “kimden ne bekliyorum, kime ne borçluyum?” sorusuna cevap verir. İkisini aynı rakam gibi okumak hem nakit planını hem de müşteri takibini bozar.
Kasa bakiyesi nedir?
Hesapİz’de kasa, paranın tutulduğu her yer için açılan hesaptır: dükkândaki nakit çekmece, şirketin TL banka hesabı veya döviz hesabı gibi. Firma oluşturulduğunda TL cinsinden bir Ana Kasa otomatik açılır; diğer hesapları KASA & BANKALAR bölümünden siz eklersiniz. Her kasanın bakiyesi yalnız kendi para hareketleriyle değişir.
Kasa bakiyesini değiştiren kayıtlar şunlardır: kasanın açılış bakiyesi, belgeye bağlı tahsilat ve ödemeler, kasa detayından girilen para girişi ve çıkışları, doğrudan stok giriş ve çıkışları, maaş ve avans ödemeleri. Belge oluşturmak ya da belgeye kalem eklemek tek başına kasayı değiştirmez.
Cari bakiye nedir?
Cari bakiye, bir müşteri veya tedarikçiyle olan bütün belge ve para hareketlerinin net sonucudur. Hesapİz’de müşteri detayındaki Net cari, gelir belgelerinin kalanından gider belgelerinin kalanını ve bağımsız para hareketlerinin etkisini düşerek bulunur. Pozitif değer müşterinin size borcunu, negatif değer sizin ona borcunuzu gösterir.
Cari, para fiilen el değiştirmeden de değişebilir. Bir satış belgesi oluşturduğunuz anda müşteri borçlanır; alış belgesi oluşturduğunuzda siz borçlanırsınız. Ödeme gerçekleştiğinde ise hem cari hem kasa birlikte hareket eder. Kavramın ayrıntıları için “Cari hesap nedir?” yazısına göz atabilirsiniz.
Örnek: Bir haftada kasa ve cari nasıl ayrışır?
Pazartesi kasanızda 10.000,00 TL var. Bir müşteriye KDV hariç 5.000,00 TL tutarında, %20 KDV’li vadeli satış yapıyorsunuz; belge toplamı 5.000,00 + 1.000,00 = 6.000,00 TL olur. Kasa hâlâ 10.000,00 TL’dir; müşterinin net carisi 6.000,00 TL olur. Satış tutarını kasaya eklemek, gerçekte elinizde olmayan 6.000,00 TL’yi varmış gibi gösterirdi.
Çarşamba müşteri 2.000,00 TL öder ve bunu belgeden tahsilat olarak kaydedersiniz. Kasa 12.000,00 TL’ye çıkar, belge kalanı ve müşterinin carisi 4.000,00 TL’ye iner. Perşembe dükkân kirası olarak 3.000,00 TL’yi kasadan Para Çıkışı ile ödersiniz; kasa 9.000,00 TL olur, müşteri carisi hiç değişmez.
Cuma bir tedarikçiden KDV hariç 2.000,00 TL, %20 KDV’li malzeme alırsınız ve ödemeyi gelecek aya bırakırsınız. Gider belgesi 2.400,00 TL’dir. Kasa 9.000,00 TL’de kalır; tedarikçinin net carisi −2.400,00 TL olur, yani ona borçlusunuz. Hafta sonunda kasada 9.000,00 TL, müşteriden 4.000,00 TL alacak ve tedarikçiye 2.400,00 TL borç vardır: üç ayrı ve doğru bilgi.
Açılış bakiyesi nakit değildir
Hesapİz’e başlarken eski dönemden kalan müşteri borcunu müşterinin ilk giriş bakiyesine yazarsınız. Bu kayıt kasaya para eklemez; çünkü o para henüz tahsil edilmemiştir. Aynı şekilde bir ürünün başlangıç miktarı da stok geçmişine yazılır, kasayı veya müşteri borcunu etkilemez.
Kasanın açılış bakiyesi ise kasanın kendisinde o gün sayılan paradır. Üç açılış kaydı da kendi alanının başlangıç fotoğrafıdır ve birbirinin yerine kullanılmaz. Örneğin müşteriden alacağınızı kasaya açılış bakiyesi olarak yazarsanız, aynı tutar hem kasada hem alacakta görünür.
Stok hareketleri kasayı ne zaman etkiler?
Hesapİz’de stokla ilgili iki farklı kayıt yolu vardır ve kasaya etkileri farklıdır. Ürün detayından girilen doğrudan stok girişi kasadan para çıkarır, doğrudan stok çıkışı kasaya para ekler; yani peşin alım ve satışı tek adımda kaydeder. Bu hareketler TL kasası ile yapılır.
Gelir veya gider belgesine eklenen ürün kalemi ise stoğu değiştirir ama kasayı değiştirmez; kasa yalnız o belgeye tahsilat veya ödeme eklendiğinde hareket eder. Aynı satışı hem belge kalemi hem doğrudan stok çıkışı olarak girmek stoğu iki kez düşürür ve kasayı yanlış artırır. Ayrıntılar “Stok takibi” sayfasında anlatılıyor.
Döviz eklenince ayrım daha da önemli
USD kasasındaki 100 doları, TL cinsinden müşteri borcundan 100 TL düşerek takip edemezsiniz. Dövizli tahsilatta kasa kendi para biriminde artar; müşteri carisi ve belge kalanı ise girdiğiniz işlem kuruyla hesaplanan TL karşılığı kadar azalır. Örnek kur olarak 1 USD = 40,00 TL kullanılırsa 100 USD tahsilat, cariden 4.000,00 TL düşer.
Farklı para birimli kasaların bakiyeleri birbirine toplanmaz; KASA & BANKALAR ekranı her para birimi için ayrı toplam gösterir. Kur ve tutar ayrımını “TL faturaya dolar veya euro tahsilat nasıl takip edilir?” yazısında örneklerle açıkladık. Örnekteki kur yalnız hesaplamayı göstermek içindir, güncel kur değildir.
İki rakamı birlikte nasıl okumalı?
Nakit planı yaparken kasa ve cariyi birlikte düşünün. Bugün ödenmesi gereken bir tedarikçi faturası için kasadaki paraya bakarsınız; gelecek hafta ne kadar para gireceğini tahmin etmek için ise müşterilerin açık belgelerine ve vadelerine bakarsınız. Kasadaki para bugünün gücünü, alacaklar yakın geleceğin beklentisini gösterir.
Hesapİz’de GÜNLÜK DURUM ekranı günün kasa özetini ve yaklaşan tahsilat vadelerini birlikte sunar. RAPORLAR altındaki Tahsilatlar ekranı açık alacakları vadesine göre gruplar; Ödemeler ekranı aynı görünümü borçlarınız için verir. Kasa hareketlerini incelemek için Kasa Hareketleri raporunu, tek bir müşterinin durumunu görmek için müşteri detayını kullanın.
Sık yapılan hatalar ve kontrol sırası
En sık görülen hatalar şunlardır: satış tutarını kasaya para girişi olarak yazmak, belgeye bağlı tahsilatı ayrıca bağımsız para girişi olarak tekrar girmek, müşteri açılış borcunu kasa açılışına eklemek ve eksi kasa uyarısını görmezden gelmek. Kasa eksiye düşebilir; Hesapİz işlemi kaydeder ama uyarı gösterir. Bu uyarı çoğu zaman girilmemiş bir para girişine veya yanlış seçilmiş kasaya işaret eder.
Fark gördüğünüzde şu sırayı izleyin: önce hareketin hangi kasaya ve hangi para biriminde işlendiğine, sonra kaynağına (belge tahsilatı, manuel hareket, stok hareketi) ve son olarak belge bağlantısına bakın. Kasa detayındaki hareket tablosu ile müşteri detayındaki kasa hareketleri tablosunu yan yana okumak çoğu farkı birkaç dakikada açıklar.
Sık sorulan sorular
Satış yaptım ama kasa artmadı, bu bir hata mı?
Hayır. Gelir belgesi oluşturmak müşteriyi borçlandırır, kasayı değiştirmez. Para geldiğinde belgenin Tahsilat al işlemiyle kayıt yaptığınızda kasa artar.
Kasa bakiyem eksiye düştü, işlem neden engellenmedi?
Hesapİz eksi kasaya izin verir ve uyarı gösterir. Bunun amacı gerçek bir işlemin kaydını engellememektir. Uyarıyı gördüğünüzde girilmemiş bir para girişi veya yanlış kasa seçimi olup olmadığını kontrol edin.
Kira veya fatura gibi giderler müşteri carisini etkiler mi?
Kasa detayından ilgili kişi seçmeden girdiğiniz Para Çıkışı yalnız kasayı azaltır. Gideri bir tedarikçiye bağlı belgeyle takip etmek isterseniz gider belgesi oluşturup ödemeyi belgeden yapabilirsiniz.
Bütün kasalarımın toplamını tek rakamda görebilir miyim?
Aynı para birimindeki kasaların toplamı KASA & BANKALAR ekranında ayrı ayrı gösterilir. TL, USD, EUR ve GBP bakiyeleri birbirine eklenmez; çünkü kur olmadan toplanan rakam anlamlı değildir.
Müşteri açılış borcunu girince kasam neden değişmedi?
Müşterinin ilk giriş bakiyesi geçmişten kalan alacağınızı gösterir; bu para henüz tahsil edilmediği için kasaya eklenmez. Müşteri ödeme yaptığında tahsilatı kaydettiğinizde kasa artar.