Cari hesap nedir?
Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki bütün borç ve alacak hareketlerinin tek bir hesapta toplandığı kayıttır. Sonucu olan cari bakiye, “Bugün itibarıyla bu kişi bana ne kadar borçlu ya da ben ona ne kadar borçluyum?” sorusunu cevaplar. Satış borcu artırır, tahsilat azaltır; alışta ve ödemede bunun tersi olur.
Bu yazıda sözünü ettiğimiz, işletmenin günlük ön muhasebe takibinde kullandığı cari hesaptır. Hukuki anlamdaki cari hesap sözleşmesinin koşullarını veya resmi defter kayıtlarını açıklamıyoruz. Vergi ve defter tutma yükümlülükleriniz için mali müşavirinizin görüşünü esas alın.
Cari bakiye neden tek bir faturadan farklıdır?
Müşteri kartındaki bakiye yalnız son satışınızı göstermez. Eski dönemden kalan açılış borcu, satış ve alış belgeleri, belgeye bağlı tahsilat ve ödemeler ile hiçbir belgeye bağlanmamış para hareketleri bu sonuca birlikte katılır. Bu yüzden tek bir faturanın kalanı ile müşterinin toplam carisi çoğu zaman farklıdır ve bu fark tek başına hata anlamına gelmez.
Hesapİz müşteri detayında bu ayrımı görünür kılar: Net cari kutusu bütün ilişkinin sonucunu, Gelir belgeleri kalanı tahsil edilecek belge tutarını, Gider belgeleri kalanı ise ödenecek belge tutarını gösterir. Pozitif net cari müşterinin size borçlu olduğunu, negatif net cari müşterinin sizden alacaklı olduğunu anlatır.
Cari hesap nasıl tutulur?
Sağlıklı bir cari hesabın temeli, her para hareketini doğru kaynağa bağlamaktır. Satış yaptığınızda gelir belgesi, alış yaptığınızda gider belgesi oluşturursunuz. Para geldiğinde ilgili gelir belgesinden tahsilat, para çıktığında ilgili gider belgesinden ödeme kaydedersiniz. Belli bir belgeye ait olmayan para ise müşteri detayındaki manuel para hareketiyle girilir.
Başlangıçta yalnız bir kez açılış bakiyesi yazılır. Yeni müşteri oluştururken İlk giriş bakiyesi (TL) alanına pozitif tutar girerseniz bu, müşterinin size olan eski borcudur; negatif tutar müşterinin sizden alacağıdır. Açılış bakiyesi kasaya para eklemez ve stok hareketi oluşturmaz. Adım adım anlatım için “Müşteri nasıl oluşturulur, ilk giriş bakiyesi nasıl yazılır?” rehberine bakabilirsiniz.
Örnek: Bir müşterinin carisi adım adım
Ayşe Hanım’ın firması için hayali bir örnek düşünelim. Önceki dönemden 1.000,00 TL borcu var; müşteri kartını açarken ilk giriş bakiyesine 1.000,00 yazıyorsunuz. Hesapİz bu tutarı “İlk Giriş Borcu” adlı bir gelir belgesi olarak tutar. Net cari 1.000,00 TL olur, kasa değişmez.
1 Ekim’de 10 adet ürünü KDV hariç 500,00 TL birim fiyattan ve %20 KDV ile satıyorsunuz. Kalemler 5.000,00 TL, KDV 1.000,00 TL, belge toplamı 6.000,00 TL olur. Net cari 7.000,00 TL’ye çıkar. 10 Ekim’de bu belgeye bağlı 2.500,00 TL tahsilat alıyorsunuz: kasa 2.500,00 TL artar, belge kalanı 3.500,00 TL’ye, net cari 4.500,00 TL’ye iner.
15 Ekim’de aynı firmadan KDV hariç 1.000,00 TL tutarında, %20 KDV’li bir alış yapıyorsunuz. Gider belgesinin toplamı 1.200,00 TL’dir ve henüz ödenmemiştir. Bu tutar size olan borcu karşıladığı için net cari 3.300,00 TL olur. 20 Ekim’de müşteri hangi faturaya ait olduğunu belirtmeden 300,00 TL havale gönderiyor; bunu manuel para girişi olarak kaydettiğinizde net cari 3.000,00 TL olur.
Kontrol hesabı şöyledir: gelir belgeleri kalanı 1.000,00 + 3.500,00 = 4.500,00 TL; gider belgeleri kalanı 1.200,00 TL; bağımsız para girişi 300,00 TL. 4.500,00 − 1.200,00 − 300,00 = 3.000,00 TL. Satış belgesinin kalanı ise hâlâ 3.500,00 TL’dir, çünkü 300,00 TL hiçbir belgeye bağlanmadı.
Her para girişi bir faturayı kapatmaz
Örnekteki 300,00 TL’nin net cariyi azaltıp faturayı kapatmaması bilinçli bir tasarımdır. Hesapİz hangi faturanın ödendiğini tahmin etmez ve parayı en eski belgeye otomatik dağıtmaz. Para belirli bir faturaya aitse onu o belgenin Tahsilat al işlemiyle kaydedin; böylece hem belge kalanı hem cari doğru güncellenir.
Bağımsız hareket avans, mahsuplaşma ya da henüz hangi belgeye ait olduğu bilinmeyen paralar için uygundur. Aynı parayı hem belgeye bağlı tahsilat hem bağımsız para girişi olarak girmek ise borcu iki kez düşürür. Kayıt yolunu seçmek için “Tahsilat ve ödeme nasıl kaydedilir?” rehberindeki karar adımlarını kullanabilirsiniz.
Cari hesapta sık yapılan hatalar
En yaygın hata, eski borcu hem açılış bakiyesine yazıp hem de normal satış belgesi olarak yeniden girmektir; borç iki kez oluşur. İkinci hata, satış tutarını doğrudan kasaya para girişi olarak yazmaktır; bu durumda kasada gerçekte olmayan para görünür. Kasa ile cari arasındaki farkı “Kasa bakiyesi ile müşteri borcu neden aynı şey değildir?” yazısında ayrıntılı anlattık.
Üçüncü hata, benzer adlı iki müşteriden yanlış olana hareket işlemektir. Kayıt sırasında telefon veya vergi numarasını kontrol etmek bunu önler. Dördüncüsü, fark görüldüğünde nedenini araştırmadan düzeltme kaydı girmektir. Önce eksik tahsilat, unutulmuş alış belgesi veya yanlış tarihli hareket olup olmadığına bakın.
Hangi işletmeler cari hesap takibine ihtiyaç duyar?
Peşin satış yapan ve parayı anında alan bir işletmede cari hesap neredeyse hiç oluşmaz. Ancak vadeli satış yapan toptancılar, ay sonunda toplu ödeme alan hizmet firmaları, malzemeyi veresiye alan atölyeler veya düzenli tedarikçisi olan her işletme için cari hesap günlük işin parçasıdır. Kimden ne kadar alacağınızı bilmek, nakit planınızın da başlangıç noktasıdır.
Müşteri sayısı arttıkça defter, tablo ve mesajlaşma notlarıyla takip zorlaşır. Aynı müşterinin bir faturası kısmen ödenmişken diğeri vadesini geçmiş olabilir. Belge bazında vade takibi ile ilişki bazında net cari aynı ekranda görüldüğünde hangi müşteriyi arayacağınıza ve hangi tedarikçiye öncelik vereceğinize daha kolay karar verirsiniz.
Cari mutabakat nasıl yapılır?
Mutabakat, sizin kayıtlarınızdaki bakiye ile karşı tarafın kayıtlarındaki bakiyenin karşılaştırılmasıdır. Önce aynı tarih aralığını seçin, sonra her iki taraftaki belge ve para hareketlerini tek tek eşleştirin. Farkın kaynağı genellikle bir tarafta girilmemiş bir fatura, farklı tarihe işlenmiş bir havale veya iki kez kaydedilmiş bir ödemedir.
Hesapİz’de müşteri detayının çıktı kapsamını Tüm geçmiş, Gelirler, Giderler veya Kasa hareketleri olarak seçip yazdırabilir ya da Excel’e aktarabilirsiniz. Bu çıktıyı karşı tarafın ekstresiyle yan yana koymak farkı bulmayı hızlandırır. Bulduğunuz farkı düzeltirken asıl eksik kaydı girin; yalnız bakiyeyi tutturan açıklamasız bir hareket eklemeyin.
Gün sonu için kısa kontrol alışkanlığı
Gün sonunda o gün işlem gören müşterilerin detayını açın. Net cari ile belge kalanlarını karşılaştırın; aradaki farkı açılış bakiyesi, gider belgeleri veya “Bağımsız manuel” etiketli kasa hareketleri açıklıyor mu, kontrol edin. Tarih ve açıklamaları okumak yanlış müşteriye işlenmiş hareketleri erken yakalamanızı sağlar.
Müşteriyle mutabakat yaparken detay ekranındaki gelir belgeleri, gider belgeleri ve kasa hareketleri tablolarını birlikte kullanabilirsiniz. Tam yetkili kullanıcılar müşteri detayını yazdırabilir veya Excel’e aktarabilir. Cari takibinin ekranlarını ve yetki kurallarını “Cari hesap takibi” özellik sayfasında bulabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Cari hesap ile cari bakiye aynı şey mi?
Cari hesap, bir kişi veya firmayla olan bütün hareketlerin listesidir. Cari bakiye ise bu hareketlerin belirli bir andaki net sonucudur. Hesapİz müşteri detayında bu sonucu Net cari olarak gösterir.
Negatif cari bakiye ne anlama gelir?
Hesapİz’de negatif net cari, karşı tarafın sizden alacaklı olduğunu gösterir. Örneğin tedarikçiden yaptığınız ve henüz ödemediğiniz alışlar ya da müşteriden aldığınız avans bu sonucu doğurabilir.
Tedarikçiler için ayrı bir cari ekranı var mı?
Hayır, müşteri ve tedarikçi aynı MÜŞTERİ & FİRMALAR ekranında tutulur. Aynı firmadan hem satış hem alış yapıyorsanız iki taraf da tek kartta toplanır ve net cari ikisinin farkını gösterir.
Müşteri hangi faturayı ödediğini söylemezse ne yapmalıyım?
Parayı müşteri detayındaki Manuel para hareketi alanından Para Girişi olarak kaydedebilirsiniz. Net cari azalır, faturalar açık kalır. Müşteri daha sonra faturayı belirtirse bu kaydı kaldırıp ilgili belgeden tahsilat almak daha düzenli bir geçmiş bırakır.
Cari hesap takibi resmi muhasebe kaydı yerine geçer mi?
Hayır. Hesapİz işletme içi ön muhasebe takibi sağlar; yasal defter, e-Fatura veya beyanname sistemi değildir. Resmi kayıt ve vergi konularını mali müşavirinizle birlikte yürütün.