Nakit akışı planlama nedir?
Nakit akışı planlama, önümüzdeki haftalarda kasaya ve bankaya ne kadar para gireceğini, ne kadar çıkacağını ve her hafta sonunda elinizde ne kalacağını önceden tahmin etmektir. Amaç, ödeme gününde paranın yetmediği haftaları birkaç hafta önceden görüp tahsilatı hızlandırmak, ödemeyi kaydırmak ya da harcamayı ertelemek için zaman kazanmaktır.
Küçük işletmeler için en pratik yöntem, dört haftalık basit bir tablodur. Daha uzun ufuk isteyenler aynı mantığı 13 haftaya, yani yaklaşık bir çeyreğe yayabilir. Bu yazıda tabloyu Hesapİz’deki raporlardan nasıl besleyeceğinizi örnek rakamlarla gösteriyoruz.
Kâr ile nakit aynı şey değildir
Bir ayı kârla kapatmak, o ay maaş gününde kasada para olacağı anlamına gelmez. 50.000 TL’lik vadeli bir satış gelir raporunda bugün görünür ama para 45 gün sonra gelebilir. Tedarikçinin faturası ise bu hafta ödenmek zorunda olabilir. Kâr “ne kazandım?”, nakit akışı “ne zaman elime geçecek?” sorusuna cevap verir.
Hesapİz’de bu ayrım ekranlara da yansır: belge oluşturmak kasaya para yazmaz; kasa yalnızca tahsilat, ödeme ve para hareketleriyle değişir. Gelirler ve Giderler raporları belgelerin düzenleme tarihine göre çalışır; nakit planı için ise vade tarihlerine ve kasa bakiyelerine bakmanız gerekir.
4 haftalık tabloyu kurmak
Hesapİz’de hazır bir nakit akışı tahmin ekranı yoktur. Tabloyu kâğıtta ya da kendi hesap tablonuzda kurarsınız; rakamları ise uygulamadaki raporlardan alırsınız. Tablonun dört satırı vardır: hafta başı nakit, beklenen girişler, beklenen çıkışlar ve hafta sonu nakit.
Başlangıç nakdi için “Günlük Durum” ekranındaki TL kasa ve banka toplamını kullanın. Döviz hesapları bu toplamda yer almaz ve kendi para birimlerinde ayrıca gösterilir. Dövizi TL planına eklemek isterseniz kendi belirlediğiniz bir kurla ayrı bir satırda tutun; kur değişebileceği için ana hesaba katmamak daha temkinlidir.
Beklenen girişler için Raporlar → Tahsilatlar ekranındaki “Vade dağılımı” grafiğine bakın: Gecikmiş, Vadesiz, Bugün, 1–7, 8–30 ve 31+ gün. 1–7 gün çubuğu ilk haftanızdır. 8–30 gün çubuğunu haftalara bölmek için “Vade tarih aralığı” filtresiyle her haftanın tarihlerini ayrı ayrı seçin. Rapor belge kalanlarını gösterir; belgeye bağlanmadan girilen manuel para hareketleri belgeleri kapatmadığı için bu kalanlarda görünmeye devam eder.
Beklenen çıkışlar için aynı işlemi Raporlar → Ödemeler ekranında yapın. Kira, maaş, elektrik gibi sabit giderler çoğu zaman belge olarak önceden girilmez; bunları tabloya siz eklersiniz. Son olarak bir asgari nakit tamponu belirleyin: hiçbir hafta sonunda altına inmek istemediğiniz tutar. Bu tutar işletmenin büyüklüğüne ve sabit giderlerine göre size özeldir.
Sabit giderleri unutmamak için geçmişe bakın. Raporlar altındaki Kasa Hareketleri raporu, para çıkışlarını kategoriye ve işlem türüne göre gruplar. Kira, elektrik, doğalgaz gibi giderleri para hareketi girerken tutarlı kategori adlarıyla kaydettiyseniz son iki üç ayın rakamları önünüze hazır gelir. Personel maaş ve avansları da kasadan ayrı hareket türleri olarak kaydedildiği için bu raporda görülebilir. Bu geçmiş rakamlar, gelecek haftaların çıkış satırını doldururken iyi bir başlangıç noktasıdır.
Tablonun her hücresine kaynağını not etmek de işe yarar: “Tahsilatlar, 8–30 gün, 2. hafta tarih aralığı” ya da “kira, sabit” gibi. Bir hafta sonra rakam tutmadığında nereye bakacağınızı hemen bilirsiniz.
Örnek: dört haftalık plan
Örnek bir işletmede Günlük Durum ekranındaki TL kasa ve banka toplamı 85.000 TL’dir (nakit kasa 15.000 TL, banka 70.000 TL). Ayrıca 1.200 USD döviz hesabı vardır ve plana dahil edilmemiştir. Asgari tampon 30.000 TL olarak belirlenmiştir.
1. hafta: tahsilat vade raporundan 22.000 TL giriş bekleniyor. Çıkışlar 18.000 TL tedarikçi ödemesi ve 25.000 TL kira, toplam 43.000 TL. Net −21.000 TL; hafta sonu nakit 85.000 − 21.000 = 64.000 TL.
2. hafta: giriş 18.000 TL. Çıkışlar 12.000 TL tedarikçi ve 4.000 TL elektrik ve diğer giderler, toplam 16.000 TL. Net +2.000 TL; hafta sonu 66.000 TL.
3. hafta: giriş 15.000 TL. Çıkışlar 20.000 TL tedarikçi ve 45.000 TL maaş, toplam 65.000 TL. Net −50.000 TL; hafta sonu 16.000 TL. Bu rakam 30.000 TL’lik tamponun altındadır; plan tam burada işe yarar.
4. hafta: giriş 30.000 TL, çıkış 8.000 TL tedarikçi ödemesi. Net +22.000 TL; hafta sonu 38.000 TL. Sağlama: dört haftada toplam giriş 85.000 TL, toplam çıkış 132.000 TL; 85.000 + 85.000 − 132.000 = 38.000 TL.
Senaryo: tahsilat bir hafta gecikirse
Aynı örnekte 3. haftada beklenen 15.000 TL tahsilat 4. haftaya kayarsa 3. hafta sonu nakit 66.000 − 65.000 = 1.000 TL’ye düşer. 4. hafta girişi 45.000 TL olur ve hafta sonu yine 38.000 TL’ye ulaşılır. Ay sonu aynı görünür, ama maaş haftasında kasa neredeyse boştur.
Bunu iki hafta önceden görmek seçenek yaratır: 3. haftadaki 20.000 TL’lik tedarikçi ödemesinin bir kısmını 4. haftaya kaydırmayı konuşmak, gecikme riski olan müşteriyi önceden aramak ya da 2. haftadaki ertelenebilir harcamaları bekletmek gibi. Tahsilat vade raporundaki “Gecikmiş” çubuğu, hangi müşterilerin geçmişte geciktiğini gösterdiği için tahminlerinizi gerçekçi tutmanıza yardım eder. Gecikmiş ve vadesiz alacakları ilk haftanın girişine tamamıyla yazmak yerine ayrı bir satırda tutmak daha temkinli bir yaklaşımdır.
Planı günlük alışkanlığa bağlamak
Plan haftada bir güncellenir, ama kontrol her gün yapılır. Günlük Durum ekranında bugünkü para girişi ve çıkışı, “Bugünkü net”, TL kasa ve banka toplamı, “Bugün vadeli tahsilatlar” ve “Bugün vadeli ödemeler” birlikte görünür. Bugünkü net, işlem tarihi bugün olan girişlerden çıkışların farkıdır; birikimli bakiye değildir.
Bir kasanın bakiyesi sıfırın altına inerse Hesapİz kaydı yine yapar ama hesabın 0’ın altına indiğini bildirir; kasa detayında da “Kasa bakiyesi 0’ın altında.” uyarısı görünür. Bu uyarı ya girilmemiş bir girişe ya da gerçekten planlanmamış bir çıkışa işaret eder. İkisi de nakit planınızı gözden geçirmeniz için bir sinyaldir.
Hafta sonunda gerçekleşen rakamları tablodaki tahminle karşılaştırın. Sürekli fazla iyimser kalan bir kalem varsa, örneğin tahsilatlar hep bir hafta geç geliyorsa, sonraki planlarda bunu hesaba katın. Vergi ödemeleri gibi kalemlerin tutar ve tarihleri için mali müşavirinize danışın.
Sık sorulan sorular
Hesapİz nakit akışı tahminini otomatik hazırlar mı?
Hayır, ayrı bir tahmin ekranı yoktur. Planın girdilerini Günlük Durum, Tahsilatlar ve Ödemeler vade raporları ile kasa bakiyelerinden alır, tabloyu kendiniz kurarsınız.
Döviz hesaplarını nakit planına nasıl katmalıyım?
Hesapİz farklı para birimlerini toplamaz. Döviz bakiyesini kendi belirlediğiniz bir kurla ayrı bir satırda göstermek ve TL planının ana toplamına katmamak daha temkinli bir yöntemdir.
Vadesi girilmemiş belgeler raporda nerede görünür?
Ödeme tarihi boş bırakılan belgeler “Vadesiz” olarak listelenir. Bu alacak ve borçlara gerçekçi bir tarih atamak ya da planda ayrı bir satırda izlemek tahmini daha güvenilir yapar.
Gecikmiş alacakları plana nasıl yazmalıyım?
Tahsilatlar raporundaki “Gecikmiş” görünümünden belgeleri tek tek inceleyin. Müşteriyle konuşup bir ödeme tarihi netleştirdiyseniz o haftaya yazın; netleşmeyenleri ayrı bir “belirsiz” satırında tutun ve hafta sonu nakit hesabına katmayın. Böylece plan, gelmesi kesin olmayan paraya dayanmaz.
Kasa bakiyesi plandan farklı çıkarsa ne yapmalıyım?
Önce kasa detayında tarih filtresiyle o haftanın hareketlerini açın ve girilmemiş bir tahsilat, ödeme ya da masraf olup olmadığını kontrol edin. Kayıtlar tamamsa fark tahmindedir; sonraki haftanın tahminini bu bilgiyle güncelleyin.
Dört hafta mı, 13 hafta mı planlamalıyım?
Başlangıç için dört hafta yeterlidir. Uzun vadeli tedarikçi ödemeleriniz ya da mevsimsel satışlarınız varsa aynı tabloyu 13 haftaya uzatmak, çeyrek boyunca sıkışacağınız haftaları daha erken gösterir.