Kısa cevap: vadeli satış nasıl takip edilir?
Vadeli satış, gelir belgesine Ödeme tarihi / vade girilerek kaydedilir; para geldikçe her tahsilat aynı belgeye Tahsilat al ile bağlanır. Belgenin kalanı ve vadesi, Raporlar → Tahsilatlar ekranındaki vade dağılımında ve Günlük Durum’da görünür, böylece hangi alacağın ne zaman tahsil edilmesi gerektiğini izlersiniz.
Bu rehber tek bir vadeli satışın baştan sona kaydını anlatır. Tüm müşterilerinizdeki alacakları önceliklendirme ve yaşlandırma yöntemi için alacak takibi nasıl yapılır yazısına bakın.
Satışı vade tarihiyle kaydedin
Gelirler bölümünde veya üst menüdeki Yeni işlem → Gelir belgesi ile yeni belge açın. Müşteriyi seçin, Düzenleme tarihi alanına faturanın tarihini, Ödeme tarihi / vade alanına müşteriyle anlaştığınız son ödeme gününü yazın. Bu alan boş bırakılırsa belge vadesiz sayılır ve vade raporunda Vadesiz grubunda görünür.
Kalemleri Kalem ekle ile girin. Girilen fiyat seçeneğinde KDV hariç birim fiyat veya kalemin KDV dahil toplamını kullanabilir, KDV oranını seçebilirsiniz. Hangi oranın uygulanacağı ürüne ve işleme göre değişir; emin değilseniz mali müşavirinize danışın. Belgeyi kaydetmek kasaya para yazmaz; müşterinin alacağını ve belgenin Kalan alacak tutarını oluşturur. Belgenin durumu bu aşamada Ödenmedi’dir.
Örnek: 30 gün vadeli satış ve iki kısmi tahsilat
Tutarlar ve tarihler örnektir. 5 Ekim 2026’da Müşteri A’ya KDV hariç 24.000 TL’lik bir satış yapıyorsunuz. %20 KDV 4.800 TL olduğundan belge toplamı 28.800 TL’dir. Vade 30 gün olarak anlaşıldı; 5 Ekim’den 30 gün sonrası 4 Kasım 2026’dır, bu tarihi Ödeme tarihi / vade alanına yazarsınız.
20 Ekim’de müşteri 12.000 TL havale gönderiyor. Belgeyi açıp Tahsilat al ile banka hesabını seçer, 12.000 TL ve 20 Ekim tarihini girersiniz. Kalan alacak 28.800 − 12.000 = 16.800 TL olur ve belgenin durumu Kısmi Ödendi’ye geçer. Vade tarihi değişmez; kalan 16.800 TL hâlâ 4 Kasım vadelidir.
4 Kasım’da kalan 16.800 TL tahsil edilir. İkinci tahsilat da aynı belgeye ayrı bir kayıt olarak eklenir; kalan 16.800 − 16.800 = 0 TL olur, durum Ödendi’ye geçer. Toplam tahsilat 12.000 + 16.800 = 28.800 TL ile belge toplamına eşittir.
Fazla tahsilat neden reddedilir?
Örnekte 20 Ekim’den sonra yanlışlıkla 18.000 TL girmeye çalışırsanız kayıt reddedilir ve “Tahsilat belge kalanını aşamaz. Kalan: 16.800,00 TL.” mesajı görünür. Bu kontrol, bir belgenin toplamından fazla tahsil edilmiş gibi görünmesini önler.
Müşteri gerçekten kalandan fazla para gönderdiyse önce farkın ne olduğunu belirleyin: başka bir faturanın ödemesi mi, avans mı, yoksa hatalı havale mi? Başka bir faturaya aitse fazlayı o belgeye Tahsilat al ile girin. Bir belgeye ait değilse müşteri detayındaki Manuel para hareketi ile kaydedin; bu hareket net cariyi düşürür ama hiçbir belgeyi kapatmaz.
Vadeyi raporlardan izleyin
Raporlar → Tahsilatlar ekranı, açık gelir belgelerini vadesine ve kalan tutarına göre listeler. Tüm alacaklar, Gecikmiş, Vadesiz, Bugün alınacaklar ve Vade tarih aralığı görünümleri arasında geçebilirsiniz. Vade dağılımı grafiği alacakları Gecikmiş, Vadesiz, Bugün, 1–7 gün, 8–30 gün ve 31+ gün gruplarına ayırır; bir çubuğa tıklayınca o gruptaki belgeler listelenir.
Örnekteki belge 5 Ekim’de vadesine 30 gün kaldığı için 8–30 gün grubundadır. 28 Ekim’de vadeye 7 gün kaldığında 1–7 gün grubuna, 4 Kasım’da Bugün grubuna geçer. O gün tahsil edilmezse ertesi günden itibaren Gecikmiş görünür. Rapor belge kalanını gösterir; müşterinin net carisini görmek için müşteri detayına bakın.
Günlük Durum ekranında Bugün vadeli tahsilatlar alanı, vadesi bugüne denk gelen alacakları gösterir. Alacaklarınız alanında ise TL vadesi geçmiş tutarı görürsünüz. Güne bu ekranla başlamak, aranması gereken müşterileri kaçırmamayı sağlar.
Vadeli satışta sık karşılaşılan durumlar
Müşteri vade içinde bir kısım ürünü iade ederse veya fiyatta indirim konuşulursa belgenin kalemlerini güncelleyebilirsiniz. Ancak belge toplamı, o ana kadar tahsil edilen tutarın altına indirilemez; örnekte 12.000 TL tahsil edildikten sonra belge toplamını 12.000 TL’nin altına çekmeye çalışırsanız kayıt reddedilir. Böyle bir durumda tahsilatların doğru belgeye bağlanıp bağlanmadığını kontrol edin. İade ve indirimin belge türü ve vergi tarafı için mali müşavirinize danışın.
Satış tamamen geçersiz hale geldiyse Belgeyi iptal et ile belgeyi geri alabilirsiniz. İptal, belgeye bağlı stok ve kasa hareketlerini tersine çevirir, geçmişi ise saklar. Yalnızca vadeyi değiştirmek istiyorsanız belgeyi iptal etmeden Ödeme tarihi / vade alanını güncellemeniz yeterlidir.
Müşteri TL faturayı dövizle öderse tahsilatı döviz kasasından alırsınız. Tutarı döviz cinsinden ve İşlem kuru alanına bir dövizin kaç TL olduğunu girersiniz; TL karşılığı belgenin TL kalanından düşer. Kur otomatik gelmez ve kalanı aşan TL karşılığı yine reddedilir.
Bir belgeye hangi tarihte ne kadar tahsil edildiğini görmek için Gelirler listesindeki Tahsilat geçmişi görünümünü kullanabilirsiniz. Müşteri “ödedim” dediğinde bu liste, paranın hangi kasaya ve hangi belgeye işlendiğini hızlıca gösterir.
Takip sorumluluğunu notla kayıt altına alın
Hesapİz otomatik hatırlatma, alarm, e-posta veya SMS göndermez. Takibi bir kişiye vermek istiyorsanız Notlar bölümünde yeni bir not açın: Başlık alanına müşteri ve vade tarihini, Mesaj alanına tutarı ve görüşme notlarını yazın, Personel alanından takipten sorumlu çalışan kaydını seçin. Not Beklemede durumunda kalır; tahsilat tamamlanınca Tamamlandı yapın.
Müşteriyle yeni bir ödeme günü konuşursanız bunu notun mesajına tarihiyle ekleyin. Belgenin vadesini değiştirip değiştirmeyeceğinize ise ticari kararınıza göre siz karar verin; vadeyi güncellemek raporlardaki grubunu da değiştirir.
Adım adım
Gelir belgesini açın
Yeni işlem → Gelir belgesi ile belgeyi oluşturun, müşteriyi ve Düzenleme tarihini seçin.
Vadeyi girin
Ödeme tarihi / vade alanına müşteriyle anlaştığınız son ödeme gününü yazın; boş bırakırsanız belge vadesiz sayılır.
Kalemleri ve KDV’yi kontrol edin
Kalem ekle ile ürün veya hizmeti, miktarı, fiyatı ve KDV oranını girin; belge toplamını ve Kalan alacak tutarını doğrulayın.
Her parayı belgeye bağlayın
Ödeme geldikçe belge içinden Tahsilat al ile doğru kasayı, tutarı ve tarihi girin; kısmi tahsilatlar ayrı kayıt olarak eklenir.
Vade raporunu izleyin
Raporlar → Tahsilatlar ekranındaki Vade dağılımı grafiğini ve Günlük Durum’daki Bugün vadeli tahsilatlar alanını düzenli kontrol edin.
Takibi nota bağlayın
Notlar bölümünde müşteri ve vade bilgisiyle bir not açıp sorumlu personele atayın, tahsilat bitince notu Tamamlandı yapın.
Sık sorulan sorular
Vade tarihi girmezsem ne olur?
Belge vadesiz sayılır. Alacak yine müşteri carisinde ve belge kalanında görünür, ancak vade raporunda Vadesiz grubunda listelenir ve gecikmiş olarak işaretlenmez.
Bir faturayı birkaç parçada tahsil edebilir miyim?
Evet. Her ödemeyi aynı belgeye Tahsilat al ile ayrı kayıt olarak girersiniz. Belge kısmen ödendiğinde durumu Kısmi Ödendi, kalan sıfırlandığında Ödendi olur.
Müşteri bir faturadan fazla ödeme yaptıysa ne yapmalıyım?
Belgeye kalanından fazla tahsilat girilemez. Fazlanın hangi işleme ait olduğunu belirleyin; başka bir faturaya aitse o belgeye tahsil edin, değilse müşteri detayından manuel para hareketi olarak kaydedin.
Hesapİz vadesi gelen müşteriye hatırlatma gönderir mi?
Hayır. Otomatik hatırlatma, e-posta veya SMS yoktur. Vade raporu, Günlük Durum ve personele atanmış notlarla takibi siz yürütürsünüz.
Vade raporundaki tutar neden müşteri bakiyesinden farklı?
Rapor belge kalanlarını gösterir. Müşteri detayından girilen manuel para hareketleri net cariyi değiştirir ama belgeleri kapatmadığı için rapordaki tutar net cariden farklı olabilir.