Gelir gider takibi nedir?
Gelir gider takibi, işletmenin sattıklarını ve satın aldıklarını belge belge kaydetmek, her belgenin ne kadarının ödendiğini ve ne kadarının açık kaldığını izlemektir. Hesapİz’de satışlar GELİRLER, alışlar GİDERLER bölümünde tutulur. Her belgenin toplamı, tahsil edilen veya ödenen kısmı ve kalanı ayrı ayrı görünür.
Bu ayrım önemlidir, çünkü bir satışın kaydı paranın geldiği anlamına gelmez. Önce belge ve kalemleri oluşturulur; para geldiğinde o belgeye tahsilat, para çıktığında ödeme eklenir. Böylece hem kârlılığınızı hem de nakit durumunuzu doğru okursunuz.
Belge bilgileri ve vade
Yeni gelir veya gider belgesi açarken açıklama, kategori, düzenleme tarihi, ödeme tarihi / vade, fatura seri no ve fatura no alanlarını doldurursunuz. Mevcut müşteriyi listeden seçebilir ya da Bu belgeyle yeni müşteri oluştur seçeneğiyle müşteri kartını belgeyle birlikte açabilirsiniz. Gelir belgesinde isterseniz satışı yapan çalışanı da ilişkilendirebilirsiniz.
Vade boş bırakılırsa belge vadesiz sayılır; vadesi geçen açık belgeler listede Gecikmiş olarak işaretlenir. RAPORLAR altındaki Tahsilatlar ve Ödemeler ekranları açık tutarları Gecikmiş, Vadesiz, Bugün, 1–7 gün, 8–30 gün ve 31 gün üstü gruplarında gösterir. Belge oluşturmanın adımları “Gelir ve gider belgesi nasıl oluşturulur?” rehberinde.
Vadeyi doğru girmek, tahsilat görüşmelerini planlamanın en kolay yoludur. Örneğin 30 gün vadeli çalıştığınız bir müşteride düzenleme tarihine 30 gün ekleyerek ödeme tarihini yazarsanız, belge vadesi yaklaştığında 1–7 gün grubunda, geçtiğinde Gecikmiş olarak görünür.
Kalemler ve KDV hesabı
Belgeyi kaydettikten sonra detay ekranındaki Kalem ekle ile ürün veya hizmet kalemlerini girersiniz. Her kalemde miktar, KDV oranı ve fiyat vardır. Fiyatı KDV hariç birim fiyat olarak girebilir ya da kalemin KDV dahil toplamını yazıp KDV’yi Hesapİz’e ayrıştırabilirsiniz. Belgenin toplamı ve KDV’si kalemlerden hesaplanır ve tutarlar kuruşa yuvarlanır.
Fiziksel ürün kalemleri stoğu da günceller: satış kalemi stoğu azaltır, alış kalemi artırır. Katalogda bulunmayan bir adı yazdığınızda, ürün oluşturma yetkiniz varsa bu ad yeni hizmet olarak kaydedilir. Kalem eklemek kasayı değiştirmez.
Örnek: İki kalemli bir satış belgesi
Bir bilgisayar servisinin hayali satış belgesini düşünelim. Birinci kalem KDV hariç 3.000,00 TL kurulum hizmetidir ve %20 KDV’lidir: KDV 600,00 TL, kalem toplamı 3.600,00 TL. İkinci kalem için fiyat KDV dahil girilir: 4 adet ürünün KDV dahil toplamı 1.200,00 TL ve oran %20’dir. Hesapİz KDV hariç tutarı 1.000,00 TL, KDV’yi 200,00 TL olarak ayrıştırır.
Belge özeti şöyledir: KDV hariç 4.000,00 TL, KDV 800,00 TL, toplam 4.800,00 TL. Müşteri peşinat olarak 1.800,00 TL öder ve tahsilat belgeden alınır. Tahsil edilen 1.800,00 TL, kalan alacak 3.000,00 TL olur. Kalan iki hafta sonra tahsil edildiğinde belge Ödendi durumuna geçer. Bu süreçte belgenin KDV’si hiç değişmez; tahsilat yalnız kalan tutarı etkiler.
Kısmi ödeme ve kalan tutar
Müşteri parça parça ödeme yaptığında her tahsilatı ayrı kaydedin. Belge üzerinde toplam, tahsil edilen ve kalan tutar birbirini tamamlar. Kalanı aşan belgeye bağlı tahsilat veya ödeme reddedilir ve ekranda kalan tutar gösterilir; fazla para varsa onu ayrı bir hareketle değerlendirirsiniz.
TL belgeler için döviz kasasından tahsilat ve ödeme yapabilirsiniz. Girdiğiniz işlem kuruyla hesaplanan TL karşılığı kalan tutarla karşılaştırılır. Tahsil edilmiş bir belgenin kalemlerini, toplam tahsil edilenin altına düşecek şekilde azaltmak da engellenir; önce tahsilat düzeltilir. Ayrıntılar “Tahsilat ve ödeme nasıl kaydedilir?” rehberinde.
KDV kontrol raporu
RAPORLAR altındaki KDV Kontrolü ekranı, satış ve alış belgelerinizden aylık KDV önhesabı çıkarır. İlk kullanımda başlangıç ayını ve o ayın başına devreden KDV tutarını siz girersiniz; başlangıç girilmeden rapor sıfır varsaymaz. Satışlarda düzenleme ayı, alışlarda varsa KDV indirim dönemi esas alınır. Tahsilat ve ödeme tarihi hesabı değiştirmez. Gider belgesinde Bu belgenin KDV'si indirilebilir seçeneğini kaldırırsanız belge indirime dahil edilmez.
Örnek: Başlangıç Ekim, devreden KDV 1.500,00 TL olsun. Ekim’de satış KDV’si 4.000,00 TL, indirilecek KDV 1.800,00 TL ise tahmini ödenecek KDV 4.000,00 − (1.500,00 + 1.800,00) = 700,00 TL olur ve Kasım’a devir kalmaz. Kasım’da satış KDV’si 1.000,00 TL, indirilecek KDV 2.200,00 TL ise ödenecek çıkmaz; 1.200,00 TL Aralık’a devreder. Ödenecek KDV bir sonraki ayın devrine eklenmez.
İptal, yazdırma ve fatura şablonu
Hatalı bir belgeyi silmek yerine Belgeyi iptal et ile iptal edersiniz. İptal, bağlı stok ve kasa hareketlerini geri alır; belge geçmişte iptal edilmiş olarak görünmeye devam eder ve bakiyelere dahil edilmez. Listede Belge durumu filtresiyle aktif, iptal edilmiş veya tüm belgeleri görebilirsiniz.
FATURA ŞABLONLARI bölümünde hazırladığınız şablonla gelir belgesini Türkçe sayı biçiminde yazdırabilirsiniz. Belgeleri yazdırmak ve Excel’e aktarmak ilgili modülde Tam yetki gerektirir. RAPORLAR altındaki Gelirler ve Giderler raporları seçtiğiniz tarih aralığında kategori dağılımını gösterir.
Gider tarafında örnek: ödenmemiş alış faturası
Aynı servis, bir tedarikçiden KDV hariç 2.500,00 TL tutarında, %20 KDV’li yedek parça alıyor. Gider belgesinin KDV’si 500,00 TL, toplamı 3.000,00 TL’dir. Alış kalemi stoğu artırır ama kasa değişmez; tedarikçiye 3.000,00 TL borçlanmış olursunuz ve belge Kalan borç olarak 3.000,00 TL gösterir.
Ay sonunda banka hesabından 1.000,00 TL ödeme yapıldığında Ödeme yap işlemiyle kayıt girilir. Banka bakiyesi 1.000,00 TL azalır, kalan borç 2.000,00 TL’ye iner. Belgenin 500,00 TL’lik KDV’si, indirilebilir işaretliyse ödeme yapılıp yapılmadığından bağımsız olarak ilgili dönemin İndirilecek KDV toplamına girer.
Kategorilerle gelir ve giderinizi gruplayın
Her belgeye bir kategori vermek, dönem sonunda “En çok hangi gider kalemine para harcadık?” veya “Gelirimizin ne kadarı hizmetten geliyor?” sorularını cevaplamanızı sağlar. Kategori alanına listede olmayan bir ad yazdığınızda yeni kategori oluşturulur; KATEGORİLER ekranından mevcut kategorileri yönetebilirsiniz.
Kategori adlarını kısa ve tutarlı tutun. Silinen kategori yeni seçimlerden kalkar ama eski belgelerde ve raporlarda geçmiş adıyla görünmeye devam eder.
Neler yapmaz?
Hesapİz’de belge kaydı oluşturmak e-Fatura veya e-Arşiv göndermek değildir; resmi faturanızı kendi entegratörünüz veya muhasebe yazılımınızla düzenlemeye devam edersiniz. KDV kontrol raporu beyanname göndermez; tevkifat, istisna, kısmi indirim ve özel iade işlemlerini hesaplamaz. Vergisel değerlendirmeyi mali müşavirinizle yapın.
Sık sorulan sorular
Hangi KDV oranlarını seçebilirim?
Kalem ve ürün formlarında %0, %1, %10 ve %20 oranları yer alır. Hangi ürün veya hizmete hangi oranın uygulanacağını mali müşavirinizle doğrulayın.
Belge oluşturduğumda kasaya para yazılır mı?
Hayır. Belge ve kalemler müşteri borcunu ve stoğu günceller. Kasa yalnız belgeye tahsilat veya ödeme eklendiğinde değişir.
Kesilmiş bir faturayı silebilir miyim?
Belgeler silinmez, iptal edilir. İptal bağlı stok ve kasa etkilerini geri alır, geçmiş kaydı korur. İptal edilen belge bakiyelere ve raporlara dahil edilmez.
KDV raporu resmi beyanname yerine geçer mi?
Hayır. KDV Kontrolü standart alış ve satış belgelerine dayanan bir önhesaptır. Beyanname hazırlığı ve özel durumlar için mali müşavirinizle çalışın.
Alış faturasının KDV’sini sonraki ayda indirebilir miyim?
Gider belgesindeki KDV indirim dönemi alanına ilgili ayı yazabilirsiniz; boş bırakılırsa düzenleme tarihinin ayı kullanılır. Hangi dönemde indirim yapılabileceğini mali müşavirinizle teyit edin.
Bir satışı hangi çalışanın yaptığını kaydedebilir miyim?
Evet. Gelir belgesindeki İlgili çalışan alanından ÇALIŞANLAR bölümünde kayıtlı bir personeli seçebilirsiniz. Bu bilgi belge detayında görünür ve kasa ya da cari hesabı değiştirmez.