Müşteri kartı nasıl açılır?
Hesapİz’de müşteri kartı açmak için sol menüden MÜŞTERİ & FİRMALAR bölümüne girip Yeni müşteri oluştur düğmesine basarsınız. Ad soyad veya firma adını yazar, müşteri türünü seçer ve cep telefonu, kimlik numarası ya da vergi numarasından en az birini girersiniz. Geçmişten kalan bir borç veya alacak varsa İlk giriş bakiyesi (TL) alanına yazıp Müşteri oluştur ile kaydedersiniz.
Aynı kart tedarikçiler için de kullanılır; Hesapİz müşteri ile tedarikçiyi ayrı listelerde tutmaz. Bir firmadan hem satış yapıyor hem alış yapıyorsanız tek kart açmanız yeterlidir. Cari takibinin genel mantığı için “Cari hesap takibi” sayfasına bakabilirsiniz.
Bireysel mi, kurumsal mı?
Müşteri türü alanında Bireysel ve Kurumsal seçenekleri vardır. Şahıs müşterileriniz için Bireysel, şirketler, kamu kurumları ve dernekler gibi tüzel kişiler için Kurumsal seçmek, listede ve çıktılarda kayıtlarınızı ayırt etmenizi kolaylaştırır. Bireysel müşteride kimlik numarası, kurumsal müşteride vergi dairesi ve vergi numarası genellikle doldurulan alanlardır.
Telefon, faks, e-posta ve adres alanları isteğe bağlıdır; ihtiyaç duydukça sonradan ekleyebilirsiniz. Kategori alanından mevcut bir kategoriyi seçebilir veya listede olmayan bir ad yazarak yeni kategori oluşturabilirsiniz. “Toptan”, “Perakende” veya “Tedarikçi” gibi kategoriler müşteri listesini düzenli tutar.
Aynı müşteriyi iki kez açmamak için
Yeni kart açmadan önce üst çubuktaki Müşteri ara alanına ya da müşteri listesindeki aramaya ad, telefon veya vergi numarasıyla bakın. Aynı kişi için iki kart açılırsa satışlar bir karta, tahsilatlar diğerine düşebilir ve iki kartın carisi de yanlış görünür.
Benzer adlı müşteriler varsa belge girerken seçim listesinde ad, telefon veya vergi numarası ve kayıt numarası birlikte görünür. Kartlara telefon ya da vergi numarası eklemek bu ayrımı kolaylaştırır.
İlk giriş bakiyesinin yönünü belirleyin
İlk giriş bakiyesi, Hesapİz’e geçtiğiniz tarihte bu kişiyle aranızdaki açık bakiyedir. Müşteri size borçluysa pozitif, siz müşteriye veya tedarikçiye borçluysanız negatif tutar girersiniz. Hesap sıfırdan başlıyorsa alanı 0,00 olarak bırakın.
Pozitif tutar “İlk Giriş Borcu” adlı bir gelir belgesi olarak saklanır. Müşteri bu borcu ödediğinde tahsilatı o belgeden alırsınız ve belge kalanı düşer. Tutarı yanlış girdiyseniz belgedeki Açılış borcunu düzenle işlemiyle düzeltebilirsiniz; yeni tutar daha önce tahsil edilen tutarın altına inemez. Negatif tutar ise satış veya fatura oluşturmaz, başlangıç bakiyesi olarak tutulur ve müşteri detayında ayrıca gösterilir.
Her iki durumda da açılış kaydı kasaya para eklemez ve stok hareketi oluşturmaz. Çünkü geçmiş alacağınız henüz tahsil edilmemiş, geçmiş borcunuz henüz ödenmemiştir.
Örnek: Bir müşteri ve bir tedarikçi
Hayali bir mobilya atölyesi Hesapİz’e geçerken iki açık hesabı var. Bir otel müşterisi önceki dönemden 7.500,00 TL borçlu; Kurumsal türde kart açılıyor, vergi numarası giriliyor ve ilk giriş bakiyesine 7.500,00 yazılıyor. Otelin net carisi 7.500,00 TL olur ve gelir belgeleri arasında 7.500,00 TL’lik “İlk Giriş Borcu” görünür.
Kereste tedarikçisine ise 3.200,00 TL borç var; tedarikçi kartı −3.200,00 ilk giriş bakiyesiyle açılıyor. Tedarikçinin net carisi −3.200,00 TL’dir, yani tedarikçi sizden alacaklıdır. Bir hafta sonra otel 2.500,00 TL ödediğinde tahsilat “İlk Giriş Borcu” belgesinden alınır: kasa 2.500,00 TL artar, belgenin kalanı ve otelin carisi 5.000,00 TL’ye iner.
Müşteri bilgilerini güncellemek
Telefon, adres veya vergi bilgileri değiştiğinde müşteri detayındaki Müşteriyi düzenle ile kartı güncelleyin. Bu işlem Tam yetki gerektirir ve geçmiş belgelerdeki tutarları değiştirmez. Müşterinin adını değiştirdiğinizde eski belgeler de yeni adla listelenir, çünkü belgeler aynı müşteri kartına bağlıdır.
Çalışmayı bıraktığınız bir müşteriyi Müşteriyi pasifleştir ile pasif yapabilirsiniz. Pasif müşteri yeni belge ve hareketlerde seçilemez, ancak geçmiş kayıtları ve detay ekranı korunur.
Sık yapılan hatalar
En sık hata, eski borcu ilk giriş bakiyesine yazdıktan sonra aynı tutarı bir de normal satış belgesi olarak girmektir; borç iki kez oluşur. Geçmiş dönemi ya açılış bakiyesiyle tek seferde ya da faturalarıyla tek tek girin, ikisini birlikte değil.
İkinci hata, yönü ters girmektir. Tedarikçiye olan borcunuzu pozitif yazarsanız tedarikçi size borçlu görünür. Kaydı oluşturduktan sonra detaydaki Net cari değerine bakın: pozitifse karşı taraf borçlu, negatifse alacaklıdır. Üçüncü hata, açılış alacağını kasaya da para girişi olarak yazmaktır; para henüz gelmediği için kasa olduğundan fazla görünür.
Sonraki para hareketini doğru yerden girin
Belirli bir gelir belgesini kapatmak için o belgenin detayındaki Tahsilat al işlemini kullanın. Müşteri detayındaki Manuel para hareketi alanı ise belgeye bağlı olmayan paralar içindir: Para Girişi net cariyi azaltır, Para Çıkışı artırır, ancak hiçbir faturayı kendiliğinden kapatmaz.
Tedarikçiye belgeye bağlı ödeme yaptığınızda ödeme de müşteri detayındaki kasa hareketlerinde görünür. Cari bakiyeyi incelerken yalnız satışları değil alış, ödeme ve bağımsız hareketleri birlikte okuyun. Hangi yolu seçeceğinizi “Tahsilat ve ödeme nasıl kaydedilir?” rehberinde örneklerle anlattık.
Adım adım
MÜŞTERİ & FİRMALAR bölümünü açın
Sol menüdeki TİCARET grubundan MÜŞTERİ & FİRMALAR’a tıklayın. Müşteriler ekranında mevcut kayıtlarınız ve net carileri listelenir.
Yeni müşteri oluştur düğmesine basın
Sayfanın sağ üstündeki Yeni müşteri oluştur düğmesini kullanın. Aynı forma üst çubuktaki Yeni işlem menüsünden Müşteri seçeneğiyle de ulaşabilirsiniz.
Temel bilgileri girin
Ad soyad / Firma adı alanını doldurun ve Müşteri türü olarak Bireysel veya Kurumsal seçin. Cep telefonu, Kimlik numarası veya Vergi numarasından en az birini yazın.
İletişim ve kategori bilgilerini ekleyin
İhtiyacınıza göre Telefon, E-posta, Vergi dairesi ve Adres alanlarını doldurun. Kategori alanından mevcut bir kategoriyi seçin veya yeni bir ad yazın.
İlk giriş bakiyesini yazın
İlk giriş bakiyesi (TL) alanına müşterinin size borcunu pozitif, sizin ona borcunuzu negatif olarak girin. Açık bakiye yoksa 0,00 bırakın.
Kaydedin ve detayı kontrol edin
Müşteri oluştur düğmesine basın. Detay ekranında Net cari değerinin yönünü, müşteri bilgilerini ve varsa Başlangıç bakiyesi satırını kontrol edin.
Sık sorulan sorular
Tedarikçi kaydı için ayrı bir bölüm var mı?
Hayır. Tedarikçiler de MÜŞTERİ & FİRMALAR bölümünde müşteri kartı olarak açılır. Kategori alanına “Tedarikçi” gibi bir ad yazarak onları listede ayırt edebilirsiniz.
İlk giriş bakiyesini sonradan değiştirebilir miyim?
Pozitif açılış borcunu, oluşan “İlk Giriş Borcu” belgesindeki Açılış borcunu düzenle işlemiyle değiştirebilirsiniz; tutar tahsil edilenin altına inemez. Bakiye alanı kayıttan sonra müşteri düzenleme formunda yer almaz.
Müşteriyi gelir belgesi oluştururken açabilir miyim?
Evet. Gelir veya gider belgesi formundaki Bu belgeyle yeni müşteri oluştur seçeneğiyle kartı belgeyle birlikte açabilirsiniz. Bu yolla açılan karta ilk giriş bakiyesi yazılmaz.
Müşteri kartını silebilir miyim?
Müşteri kalıcı olarak silinmez; detay ekranındaki Müşteriyi pasifleştir ile pasif yapılır. Geçmiş belgeler ve hareketler korunur, pasif müşteri yeni kayıtlarda seçilemez.
Kimlik veya vergi numarası girmek zorunlu mu?
Üçünden en az biri gerekir: cep telefonu, kimlik numarası veya vergi numarası. Yalnız cep telefonu girerek de kart oluşturabilirsiniz.
Müşteri listesinde negatif cari ne anlama gelir?
Negatif net cari, karşı tarafın sizden alacaklı olduğunu gösterir. Tedarikçilerde ödenmemiş alış belgeleri, müşterilerde ise alınan avans veya fazla ödeme bu sonucu doğurur.