Kısa cevap
Kafe ve restoran Hesapİz’i ne için kullanır?
Bir kafe ya da restoran Hesapİz’i, günün satış toplamını, nakit ve kartlı tahsilatı, tedarikçi faturalarının vadesini, kira ve fatura gibi sabit giderleri ve personel avanslarını tek yerde izlemek için kullanır. Masadaki siparişi değil, günün sonunda ortaya çıkan parayı ve borcu takip eder.
Baştan net olalım: Hesapİz adisyon, masa takip, POS ya da yazarkasa sistemi değildir; reçete ve porsiyon maliyeti hesaplamaz. Siparişleri ve fişleri mevcut sisteminizle almaya devam edersiniz. Hesapİz, o sistemlerden çıkan gün sonu rakamlarının ve işletmenin diğer para hareketlerinin ön muhasebe takibini yapar. Fiş, fatura ve KDV yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.
Günlük satışı kaydetmenin iki yolu
Birinci yol, her gün için bir gelir belgesi açmaktır. Belgeye “Günlük satış” gibi bir hizmet kalemi eklenir ve günün toplamı “Kalemin KDV dahil toplamı” seçeneğiyle girilir; sistem KDV hariç tutarı ve KDV’yi hesaplar. Gelir belgesinde müşteri alanı zorunlu olduğu için “Günlük kasa satışları” adında tek bir müşteri kartı açabilirsiniz. Kart için cep telefonu, kimlik numarası ya da vergi numarasından en az biri istenir; örneğin işletmenin kendi telefonunu yazabilirsiniz. Bu yolla satışlar Gelirler raporunda ve KDV Kontrolü ekranında görünür. Hangi KDV oranını ya da oranlarını kullanacağınızı muhasebecinizle belirleyin; farklı oranlar varsa her oran için ayrı kalem girebilirsiniz.
İkinci yol, yalnızca kasa takibi isteyenler içindir: günün nakdini nakit kasaya, kartlı tutarı banka hesabına “Günlük satış” kategorili birer Para Girişi olarak yazmak. Daha hızlıdır ve Kasa Hareketleri raporunda kategoriye göre görünür. Ancak bu hareketler gelir belgesi olmadığı için Gelirler raporuna ve KDV Kontrolü’ne girmez.
İki yolu aynı gün için birlikte kullanmayın; para kasaya iki kez yazılır. Raporlarınızda KDV ön hesabı görmek istiyorsanız birinci yolu seçin.
Mutfağa ve işletmeye uyan özellikler
Kasa & Bankalar: Bir “Nakit kasa” ve kartlı satışların yattığı bir “Banka hesabı” açın. Kasalar arasında ayrı bir transfer ekranı yoktur; nakdi bankaya yatırdığınızda nakit kasadan Para Çıkışı, banka hesabına Para Girişi girer, ikisine de açıklama yazarsınız.
Tedarikçiler ve Gider belgesi: Sebze, et, içecek ve ambalaj tedarikçilerinin faturalarını gider belgesi olarak, ödeme tarihiyle girin. Raporlar → Ödemeler ekranı bu borçları vadesine göre gösterir: Bugün, 1–7 gün, 8–30 gün, 31+ gün ve Gecikmiş. Ödeme yaptığınızda belgeden “Ödeme yap” ile kasayı seçersiniz.
Sabit giderler ve kategoriler: Kira, elektrik, su, doğalgaz gibi ödemeleri tutarlı kategori adlarıyla kaydedin. Faturası olan ve KDV ön hesabında görmek istediğiniz giderleri gider belgesiyle, diğerlerini Para Çıkışı ile girebilirsiniz. Giderler raporu belgeleri, Kasa Hareketleri raporu para çıkışlarını kategoriye göre toplar.
Çalışanlar: Her personel için bir kart açılır ve detaydaki “Maaş / avans ekle” bölümünden TL kasadan maaş ya da avans çıkışı yazılır. Hesapİz bordro, SGK ya da vergi hesaplamaz ve avansı maaştan otomatik düşmez; ödediğiniz gerçek tutarı girersiniz. Bordro için muhasebecinizle çalışın.
Ürünler ve Notlar: Malzemeleri ürün olarak tanımlamak isteğe bağlıdır; un, kahve çekirdeği gibi birkaç kritik kalemin miktarını izlemek istiyorsanız alışları gider belgesiyle girer, kullanımı ise dönem sonunda sayım yapıp ürün kartındaki “Stok miktarını düzelt” alanıyla girersiniz. Bu düzeltme kasayı etkilemez; ürün detayındaki “Stok giriş / çıkışı ekle” ise satış içindir ve kasaya para ekler, bu yüzden mutfak tüketimi için kullanmayın. Reçeteye göre otomatik düşüm yoktur. Notlar bölümünde “Davlumbaz bakımı” gibi işleri personele atayabilir, durumunu “Beklemede” ya da “Tamamlandı” olarak izleyebilirsiniz.
Örnek bir gün: rakamlarla
Örnek bir kafede sabah nakit kasada 1.500 TL, banka hesabında 18.000 TL var. Gün sonunda kendi sisteminizden alınan rakamlar 4.200 TL nakit ve 11.600 TL kartlı satış, toplam 15.800 TL’dir.
Gün için bir gelir belgesi açılıyor ve “Günlük satış” kalemi KDV dahil 15.800 TL olarak giriliyor. Ardından iki tahsilat alınıyor: 4.200 TL nakit kasaya, 11.600 TL banka hesabına. 4.200 + 11.600 = 15.800 TL olduğu için belge “Ödendi” durumuna geçer ve “Günlük kasa satışları” carisi sıfırda kalır.
Gün içinde sebze tedarikçisinden gelen 2.350 TL’lik fatura, 15 gün sonrasına vadeli gider belgesi olarak giriliyor; kasa değişmez, borç Ödemeler raporunda görünür. Bir çalışana nakit kasadan 1.000 TL avans veriliyor. Eksik kalan malzemeler için pazardan 650 TL nakit alışveriş yapılıyor ve “Mutfak alımı” kategorisinde Para Çıkışı olarak yazılıyor. Elektrik faturası 3.450 TL bankadan ödeniyor ve “Elektrik” kategorisinde Para Çıkışı olarak giriliyor.
Gün sonu nakit kasa 1.500 + 4.200 − 1.000 − 650 = 4.050 TL, banka hesabı 18.000 + 11.600 − 3.450 = 26.150 TL’dir. Çekmece sayımı 4.050 TL değilse önce girilmemiş bir harcama ya da avans aranır.
Kafe ve restoranlarda sık görülen sorunlar
Tedarikçi vadeleri kaçıyor: Gider belgelerine ödeme tarihi yazıldığında Günlük Durum ekranında “Bugün vadeli ödemeler” görünür, Ödemeler raporu da gelecek haftaları gösterir. Ödeme tarihi boş bırakılan belgeler “Vadesiz” olarak listelenir.
Ay sonunda paranın nereye gittiği bilinmiyor: Kategorisiz girilen çıkışlar raporda dağılır. Kira, enerji, mutfak alımı, temizlik gibi az sayıda kategori belirleyip hep aynı adları kullanın.
Avanslar unutuluyor: Personel detayındaki “Maaş ve avans hareketleri” listesi, kime ne zaman ne kadar ödendiğini tarihleriyle gösterir. Maaş ödenirken bu listeye bakarak gerçek ödeme tutarını belirlersiniz.
Kasa eksiye düşüyor: Hesapİz kaydı yapar ama kasanın 0’ın altına indiğini bildirir. Bu genellikle günün nakit satışının henüz girilmediğini ya da kartlı bir ödemenin yanlışlıkla nakit kasadan yazıldığını gösterir.
Adım adım
Kasaları açın
Nakit kasa ve banka hesabını gerçek açılış bakiyeleriyle oluşturun.
Satış kaydı yolunu seçin
Gelir belgesiyle mi, Para Girişi ile mi ilerleyeceğinize muhasebecinizle karar verin; belge yolunu seçerseniz “Günlük kasa satışları” müşteri kartını açın.
Tedarikçileri ve açık faturaları girin
Tedarikçileri ekleyin, ödenmemiş faturaları vade tarihleriyle gider belgesi olarak kaydedin.
Kategorileri ve personeli tanımlayın
Gider kategorilerinizi belirleyin, çalışan kartlarını açın ve ilk avans ya da maaş ödemesini kaydedin.
Sık sorulan sorular
Hesapİz adisyon ya da masa takip programı yerine geçer mi?
Hayır. Hesapİz sipariş, masa, adisyon ya da reçete yönetmez; POS veya yazarkasa da değildir. Gün sonu satış toplamlarını, tahsilatı, tedarikçi borçlarını ve giderleri takip etmek için kullanılır.
Malzeme stoğunu tutmak zorunda mıyım?
Hayır, isteğe bağlıdır. Miktarını izlemek istediğiniz kalemleri ürün olarak tanımlayabilirsiniz; reçeteye göre otomatik düşüm olmadığı için tüketimi sayım sonrası “Stok miktarını düzelt” ile kaydedersiniz. Bu düzeltme kasaya para hareketi yazmaz.
Günlük satışta hangi KDV oranını kullanmalıyım?
Bu, sattığınız ürünlere ve güncel mevzuata bağlıdır. Hesapİz %0, %1, %10 ve %20 oranlarını destekler; hangisinin uygulanacağını mali müşavirinize danışın.
Günün nakdini bankaya yatırınca nasıl kaydederim?
Kasalar arasında ayrı bir transfer ekranı yoktur. Nakit kasadan yatırdığınız tutar kadar Para Çıkışı, banka hesabına aynı tutarda Para Girişi girin ve ikisine de “Bankaya yatırılan nakit” gibi bir açıklama yazın. Toplam paranız değişmez, yalnızca yeri değişir.
Kartlı satış parası bankaya komisyon düşülerek gelirse ne yapmalıyım?
Banka hesap dökümünüzdeki komisyon tutarını, banka hesabından “Banka komisyonu” gibi bir kategoriyle Para Çıkışı olarak kaydedin. Böylece banka kasasının bakiyesi gerçek hesapla uyumlu kalır. Komisyonun muhasebe kaydı için muhasebecinize danışın.
Para Girişi ile kaydettiğim satışlar KDV Kontrolü’nde görünür mü?
Hayır. KDV Kontrolü yalnızca gelir ve gider belgelerini kullanır. Satışların KDV ön hesabında yer almasını istiyorsanız günlük gelir belgesi açın.