Kısa cevap
Yedek parçacı Hesapİz’de neyi takip eder?
Oto yedek parça işinde Hesapİz ile her parçayı stok kodu, barkod ve model bilgisiyle kartlar, ustalara ve servislere vadeli satışları cari olarak izler, distribütör faturalarını euro hesabınızdan ödeyebilirsiniz. Satış ve alış belgeleri stoğu kendiliğinden günceller; kritik seviyeye inen parçalar tek raporda listelenir.
Yedek parçada zorluk çeşitliliktir: aynı parçanın farklı markalara uyan sürümleri, sürekli değişen alış fiyatları, ay sonunda ödeyen ustalar ve dövizle çalışan distribütörler. Hesapİz bu dört başlığı ürün kartı, cari, vade raporu ve döviz hesabı üzerinden birbirine bağlar. Hesapİz bir ön muhasebe takip aracıdır; e-Fatura, yazarkasa veya barkod okuyucu entegrasyonu sunmaz.
Parça kartını doğru kurun
Ürün & Hizmetler altında her parça için bir kart açarsınız. “Stok kodu” alanına kendi raf veya üretici kodunuzu, “Barkod” alanına kutu üzerindeki numarayı, “Model” alanına uyumlu araç bilgisini yazarsınız. Barkod burada bir bilgi alanıdır; okuyucuyla tarama özelliği yoktur, ancak fatura şablonunuzdaki kalem tablosuna Barkod ve Stok no kolonlarını ekleyebilirsiniz.
Kategori alanını marka veya parça grubu için kullanın: “Fren”, “Filtre”, “Elektrik” gibi. Gelirler raporundaki “Ürün / Hizmet kategorileri” görünümü hangi gruptan ne kadar sattığınızı gösterir. Kategori adlarını tutarlı yazmak aynı grubun farklı başlıklara dağılmasını önler.
Fiyat girerken “KDV hariç birim fiyatı kullan” veya “KDV dahil birim fiyatı kullan” seçeneklerinden birini seçersiniz. Tezgâhta KDV dahil fiyat konuşuluyorsa ikincisi işinizi kolaylaştırır. Hangi KDV oranının uygulanacağını muhasebecinize danışın.
Her kartta “Kritik stok seviyesi” girin. Alternatör, marş motoru veya akü gibi garanti takibi gereken parçalarda “Seri numarasıyla takip et” seçeneğini açabilirsiniz.
Bir günün akışı: örnek rakamlarla
Sabah distribütörden fatura geliyor: 50 adet ön fren balatası, birim fiyat KDV hariç 420 TL. Örnek %20 oranla net 21.000 TL, KDV 4.200 TL, toplam 25.200 TL. Gider belgesini girdiğinizde balata stoğu 50 adet artar, distribütöre borcunuz 25.200 TL olur.
Distribütörle euro üzerinden anlaştığınız için ödemeyi EUR hesabınızdan yaparsınız. Tamamen örnek bir kurla 1 EUR = 52,50 TL olsun. “Ödeme yap” ekranında EUR hesabını seçip 480 tutarını ve işlem kurunu girersiniz: 480 × 52,50 = 25.200 TL belge kalanından düşer, belge “Ödendi” olur, EUR hesabı 480 euro azalır. Kur otomatik gelmez; bankadaki gerçek işlem kurunu siz yazarsınız.
Öğleden sonra bir usta 4 adet balata ve 6 adet yağ filtresi alıyor, ay sonunda ödeyecek. Gelir belgesinde balata kalemi için kalemin KDV dahil toplamını 2.880 TL girersiniz; sistem net 2.400 TL, KDV 480 TL hesaplar. Yağ filtresi için KDV hariç birim fiyat 150 TL girilir; net 900 TL, KDV 180 TL, kalem toplamı 1.080 TL olur. Belge toplamı 3.960 TL’dir. Vadeyi ay sonuna yazarsınız; ustanın carisi 3.960 TL artar, kasa değişmez.
Akşam ürün detayında balatanın mevcut miktarına bakarsınız: önceki stok artı 50, eksi 4. Stok kritik seviyenin altına indiyse ürün detayında “Stok kritik seviyededir.” uyarısı görünür.
Ustalar ve servislerle vadeli çalışmak
Her usta veya servis Müşteri & Firmalar altında ayrı bir karttır. Kategori alanına “Usta”, “Servis” veya “Perakende” yazarak Gelirler raporunda “Müşteri / Firma kategorileri” görünümüyle grup bazında satış toplamı alabilirsiniz.
Raporlar → Tahsilatlar ekranındaki “Vade dağılımı” grafiği açık belgeleri Gecikmiş, Vadesiz, Bugün, 1–7 gün, 8–30 gün ve 31+ gün olarak ayırır. Ay sonunda “Bugün alınacaklar” görünümü tahsilat turunuzun listesidir. Usta borcunun bir kısmını öderse tahsilatı ilgili belge üzerinden alın; belge kalanını aşan tutar reddedilir.
Ustaya hesap dökümü vermek için müşteri detayında “Yazdır” veya “Excel’e aktar” kullanılır. Döküm hangi belgenin ne kadarının açık olduğunu gösterdiği için tartışmaları kısaltır.
Eksi stok, seri numarası ve sık hatalar
Distribütörün faturası gelmeden parçayı sattıysanız sistem satışı kaydeder ama “stok miktarı 0’ın altına indi” uyarısı verir; ürün detayında “Mevcut stok miktarı eksidir.” görünür. Bu bir hata değil, girilmemiş bir alış olduğunun işaretidir. Fatura geldiğinde gider belgesini gerçek tarihiyle girin; stok kendiliğinden düzelir. Aynı malı ayrıca “Stok giriş / çıkışı ekle” ile girmeyin, aksi halde miktar iki kez artar ve doğrudan stok girişi kasadan para çıkarır.
Seri takipli parçalarda durum farklıdır: satış yalnızca stokta bulunan bir seri numarasıyla yapılabilir. Alternatörü alış belgesi girilmeden satamazsınız; önce alışı seri numarasıyla kaydedin. Her seri takipli kalem bir adet ve bir seri numarası içerir.
Raf sayımında fark çıkarsa ürün kartındaki “Stok miktarını düzelt” seçeneğiyle “Düzeltme sonrası stok miktarı” girilir; sistem eski hareketleri silmeden fark kadar düzeltme hareketi ekler. Raporlar → Stok Hareketleri ekranında “Son 30 gün” veya “Bu ay” aralığıyla hangi parçanın ne kadar döndüğünü görebilirsiniz.
Ay sonu raporları ve KDV ön kontrolü
Ay sonunda Raporlar → Gelirler ekranında “Ürün / Hizmet kategorileri” görünümü fren, filtre veya elektrik gibi gruplarınızın satış toplamlarını, “Müşteri / Firma kategorileri” görünümü ustalara ve perakende müşterilere yapılan satışları ayrı gösterir. Ürün bazlı görünümler her kalemin KDV dahil tutarını toplar.
KDV Kontrolü ekranı satış belgelerindeki KDV’yi düzenleme ayına, alış belgelerindeki KDV’yi KDV indirim dönemine göre toplar. Dönem başı devreden KDV sıfır girilmiş ve yukarıdaki günün belgeleri o ayın tek kaydı olsaydı satış KDV’si 480 + 180 = 660 TL, indirilecek KDV 4.200 TL olur ve 3.540 TL sonraki döneme devreden KDV olarak görünürdü. Tahsilat veya ödeme tarihi bu hesabı değiştirmez. Bu standart bir ön hesaptır; beyan edilecek tutarı mali müşaviriniz belirler.
“Stok giriş / çıkışı ekle” ile girilen doğrudan stok hareketleri KDV Kontrolü’ne girmez ve vade oluşturmaz. Faturalı alış ve satışları her zaman belge olarak girmeniz hem KDV ön hesabını hem cari bakiyeleri doğru tutar.
Kasa Hareketleri raporu TL ve EUR hareketlerini ayrı para birimlerinde gösterir. EUR hesabının bakiyesi TL toplamına eklenmez; bankadan euro alıp hesaba eklediğinizde EUR hesabına Para Girişi, TL hesabınıza karşılığı kadar Para Çıkışı girin ve iki kayda aynı açıklamayı yazın.
Adım adım
Kategori yapısını belirleyin
Parça gruplarını ve müşteri gruplarını (Usta, Servis, Perakende) önceden kararlaştırıp tutarlı adlarla kullanın.
Çok satan parçaları kartlayın
Önce en sık satılan parçaları stok kodu, barkod, model, başlangıç miktarı ve kritik stok seviyesiyle girin.
EUR hesabını açın
Distribütöre euro ödüyorsanız Kasa & Bankalar altında EUR para birimli bir hesap tanımlayın.
Ustaların açık bakiyelerini girin
Devreden alacakları İlk giriş bakiyesi alanına artı işaretle yazın veya açık faturaları vadeleriyle belge olarak girin; ikisini birden yapmayın.
Kritik stok raporunu kontrol edin
Raporlar → Stok Hareketleri altındaki Kritik stoktaki ürünler görünümünü sipariş listesi olarak kullanmaya başlayın.
Sık sorulan sorular
Barkod okuyucuyla satış yapabilir miyim?
Hesapİz’de barkod tarama özelliği yoktur. Barkod numarası ürün kartında bir alan olarak saklanır ve fatura şablonunda kolon olarak basılabilir.
Aynı seri numarası iki farklı parçada olabilir mi?
Evet. Seri numarası firma ve ürün birlikte dikkate alınarak benzersizdir; aynı ürün için aynı numara ikinci kez stoğa giremez.
Parça listemi Excel’den yükleyebilir miyim?
Hayır, Excel’den içe aktarma yoktur. Kartları tek tek girersiniz; raporları ve listeleri ise Excel’e aktarabilirsiniz.
Euro ile ödediğim faturada kur farkı oluşursa ne olur?
Hesapİz kur farkı faturası üretmez. Girdiğiniz işlem kuruyla TL karşılığı belgeden düşülür; kur farkının belgelenmesini muhasebecinize danışın.
Satış fiyatını KDV dahil girebilir miyim?
Evet. Belgede “Kalemin KDV dahil toplamı” seçilirse sistem net tutarı ve KDV’yi bu toplamdan ayırır.