Fatura şablonu nasıl hazırlanır ve yazdırılır?
Hesapİz’de fatura şablonu, Fatura Şablonları sayfasındaki “Yeni fatura şablonu” düğmesiyle hazırlanır: kâğıt türünü seçer, müşteri adı, tarih, kalem tablosu ve toplamlar gibi alanları kâğıt üzerine yerleştirip şablonu kaydedersiniz. Yazdırmak için bir gelir belgesini açıp “Şablonla fatura yazdır” bölümünden şablonun adına tıklar ve tarayıcının yazdırma penceresini kullanırsınız.
Bu özellik, belge bilgilerini kâğıda, çoğunlukla elinizdeki matbu (önceden basılmış) fatura formuna doğru yerlere basmak içindir. Hesapİz bir e-Fatura veya e-Arşiv entegratörü değildir; şablonla alınan çıktı elektronik belge oluşturmaz ve herhangi bir sisteme gönderilmez.
Yeni şablonu açın ve kâğıdı seçin
Sol menüde Ayarlar altındaki Fatura Şablonları sayfasını açın ve “Yeni fatura şablonu” düğmesine basın. Şablon adı alanına sonradan kolay tanıyacağınız bir ad yazın; örneğin “A5 matbu fatura”. Bu ad, gelir belgesindeki yazdırma düğmesinde görünecektir.
Kâğıt türü olarak A4 (21 × 29,7 cm) veya A5 (14,8 × 21 cm) seçebilirsiniz. Matbu formunuzun ölçüsünü cetvelle kontrol edin; şablondaki tüm konumlar santimetre cinsinden bu kâğıdın sol üst köşesine göre hesaplanır. Önizleme ekranı örnek verilerle çalışır, gerçek çıktıda ise yazdırdığınız belgenin bilgileri kullanılır.
Matbu formu arka plana koyup alanları yerleştirin
Hizalamayı kolaylaştırmak için “Yerleşim için arka plan” alanına matbu formunuzun taranmış görüntüsünü veya düz çekilmiş bir fotoğrafını yükleyebilirsiniz. Ekranda da belirtildiği gibi bu görsel yalnız önizlemede kullanılır; kaydedilmez ve yazdırılmaz. Böylece çıktıya formun kendisi değil, yalnız boşluklara gelecek bilgiler basılır.
Alanlar listesinden eklemek istediğiniz alanı seçin veya kâğıda sürükleyin. Kullanılabilen alanlar şunlardır: Müşteri adı, Müşteri adresi, Müşteri telefonu, Vergi dairesi, Vergi numarası, Vergi bilgisi, Düzenleme tarihi, Ödeme tarihi, Fatura kalemleri, Ara toplam, Toplam KDV, Genel toplam ve Genel toplam yazıyla.
Sürükleyerek yaklaşık konumu bulduktan sonra alan özelliklerinden ince ayar yapın: Soldan (cm), Yukarıdan (cm), Genişlik (cm), Yükseklik (cm), Yazı boyutu (pt) ve Hizalama (Sol, Orta, Sağ, İki yana). Örnek: formdaki müşteri adı kutusu cetvelle ölçüldüğünde soldan 2 cm, yukarıdan 5,5 cm ise bu değerleri doğrudan girersiniz. Tutar alanlarında sağa hizalama rakamların alt alta düzgün durmasını sağlar. Tarih alanlarını seçtiğinizde Tarih biçimi seçeneği açılır: 04.10.2026, 04/10/2026, 04 Eki 2026 veya 04 Ekim 2026.
Kalem tablosunun kolonlarını ayarlayın
Fatura kalemleri alanı bir tablodur. Tabloyu seçtiğinizde “Kolon ekle” listesinden şu kolonları ekleyebilirsiniz: Ürün veya hizmet adı, Miktarı, Birim fiyatı, KDV, Toplam fiyat, KDV tutarı, Barkod ve Stok no. Kolon sırasını oklarla veya sürükleyerek değiştirebilirsiniz.
Kolon genişlikleri santimetredir ve toplamları tablonun genişliğini aşamaz. Matbu formunuzda sütun çizgileri varsa her sütunu cetvelle ölçüp aynı değerleri girin. Formda sütun başlıkları zaten basılıysa “Başlıkları göster” seçeneğini kapalı tutun; düz kâğıda yazdıracaksanız açmanız okunurluğu artırır.
Tutarlar ve yazıyla toplam nasıl görünür?
Çıktıda tutarlar Türkçe sayı biçimiyle basılır: binlik ayırıcı nokta, kuruş ayırıcı virgüldür. Örnek: KDV hariç 1.000,00 TL tutarında tek kalemli bir satışta %20 KDV 200,00 TL olur; Ara toplam 1.000,00, Toplam KDV 200,00 ve Genel toplam 1.200,00 olarak görünür. Genel toplam yazıyla alanı bu tutarı “Bin İki Yüz Lira” şeklinde yazar.
Kuruş varsa yazıyla tutar da kuruşu içerir; örneğin 1.200,50 TL için “Bin İki Yüz Lira Elli Kuruş” basılır. KDV oranı %20 biçiminde, miktar da 2 veya 2,5 gibi gösterilir. Yazdırmadan önce belgenin kalemlerini ve toplamlarını gelir belgesi ekranında kontrol edin; şablon yalnız belgede kayıtlı bilgiyi basar.
Yerleşim uyarılarını okuyun
Yazdırma sayfası açıldığında Hesapİz önce yerleşimi kontrol eder ve bu sırada “Yerleşim kontrol ediliyor…” ifadesi görünür. Bir metin alanı ayırdığınız kutuya sığmıyorsa, tablo başlığı ya da bir kalem satırı tablo alanına taşıyorsa bunu belirten bir uyarı çıkar ve yerleşim düzeltilmeden yazdırmaya izin verilmez. Kontrol başarılı olduğunda kaç sayfanın hazır olduğu yazılır.
Uyarının çözümü genellikle şablondadır: ilgili alanın Genişlik veya Yükseklik değerini artırın ya da Yazı boyutunu küçültün. Müşteri adresi gibi uzun olabilen alanlara en baştan birkaç satırlık yükseklik vermek, farklı müşterilerde aynı sorunla karşılaşmamanızı sağlar. Vergi dairesi ve numarasını tek kutuda göstermek isterseniz ikisini birleştiren Vergi bilgisi alanını, matbu formda ayrı kutular varsa Vergi dairesi ve Vergi numarası alanlarını ayrı ayrı kullanın.
Şablonu tek seferde mükemmel yapmaya çalışmak yerine küçük adımlarla ilerleyin: önce tarih, müşteri adı ve genel toplam gibi birkaç alanı yerleştirip deneme çıktısı alın, hizalama tuttuktan sonra tabloyu ve diğer alanları ekleyin. Bu yöntem, kaymanın hangi alandan kaynaklandığını bulmayı kolaylaştırır.
Deneme baskısı ve yasal geçerlilik
Gelir belgesinde “Şablonla fatura yazdır” bölümünde aktif şablonlarınız düğme olarak listelenir. Aktif şablon yoksa “Yazdırmak için firmanızda aktif bir fatura şablonu olmalı.” notu görünür. Şablon adına tıkladığınızda yazdırma sayfası açılır; yerleşim kontrolü tamamlandıktan sonra Yazdır düğmesiyle tarayıcının yazdırma penceresine geçersiniz.
İlk çıktıyı matbu form yerine düz bir kâğıda alın ve formun üzerine koyup ışığa tutarak karşılaştırın. Genel bir tarayıcı yazdırma önerisi olarak ölçeklendirmeyi %100 veya gerçek boyut olarak ayarlayın, “sayfaya sığdır” seçeneğini kapatın ve tarayıcının eklediği üst bilgi ile alt bilgileri (tarih, sayfa adresi gibi) devre dışı bırakın. Kayma varsa ilgili alanın Soldan veya Yukarıdan değerini birkaç milimetre düzeltip yeniden deneyin.
Matbu bir forma basılan çıktının hangi durumda geçerli bir belge sayılacağı, e-Fatura veya e-Arşiv kapsamında olup olmadığınız ve belge düzeninizin nasıl olması gerektiği işletmenizin yükümlülüklerine bağlıdır. Bu konuda mali müşavirinize danışın. Kullanmadığınız bir şablonu silmek yerine “Şablonu pasifleştir” ile listeden kaldırabilirsiniz.
Adım adım
Yeni şablon oluşturun
Fatura Şablonları sayfasında “Yeni fatura şablonu” düğmesine basın, şablon adını yazın ve A4 veya A5 kâğıt türünü seçin.
Matbu formu arka plana yükleyin
“Yerleşim için arka plan” alanına formunuzun taranmış görüntüsünü ekleyin. Görsel yalnız önizlemede görünür, yazdırılmaz.
Alanları yerleştirin
Müşteri, tarih, kalemler ve toplam alanlarını kâğıda sürükleyin; konumu Soldan ve Yukarıdan (cm) değerleriyle netleştirin.
Tabloyu ve biçimleri ayarlayın
Kalem tablosuna kolonları ekleyin, genişlikleri santimetre olarak girin, tarih biçimini ve yazı boyutunu seçip şablonu kaydedin.
Gelir belgesinden yazdırın
Gelir belgesini açın, “Şablonla fatura yazdır” bölümünde şablonun adına tıklayın ve yerleşim kontrolünden sonra Yazdır düğmesini kullanın.
Deneme baskısıyla hizalayın
İlk çıktıyı düz kâğıda %100 ölçekle alın, matbu formla karşılaştırın ve kayan alanların konumunu düzeltin.
Sık sorulan sorular
Şablonla yazdırılan çıktı e-Fatura veya e-Arşiv yerine geçer mi?
Hayır. Hesapİz e-Fatura veya e-Arşiv entegratörü değildir; şablon yalnız belge bilgilerini kâğıda basar. Hangi belgeyi düzenlemeniz gerektiğini mali müşavirinize danışın.
Yüklediğim matbu form görüntüsü çıktıda görünür mü?
Hayır. Arka plan görseli yalnız yerleşim önizlemesinde kullanılır; kaydedilmez ve yazdırılmaz.
Gider belgelerini de şablonla yazdırabilir miyim?
Fatura şablonları gelir belgeleri için kullanılır. Gider belgeleri ve diğer kayıtlar için ekranlardaki standart Yazdır düğmesini kullanabilirsiniz.
Birden fazla şablon kullanabilir miyim?
Evet. Aktif şablonların her biri gelir belgesinde ayrı bir yazdırma düğmesi olarak görünür; örneğin A4 ve A5 için ayrı şablonlar hazırlayabilirsiniz.
Çıktı formdaki kutulara tam oturmuyorsa ne yapmalıyım?
Yazıcı ayarlarında ölçeklendirmenin %100 olduğunu ve sayfaya sığdırmanın kapalı olduğunu kontrol edin. Ardından kayan alanın Soldan veya Yukarıdan değerini küçük adımlarla düzeltin.