Kısa cevap: cari hesap nasıl tutulur?
Cari hesap, bir kesim tarihinde her müşteri ve tedarikçinin açılış bakiyesini girip sonrasındaki her satışı ve alışı belge olarak, her tahsilatı ve ödemeyi de mümkünse ilgili belgeye bağlayarak tutulur. Ay sonunda net cariyi kontrol edip müşteriyle döküm üzerinden mutabakat yaparsınız.
Bu rehber, kavramı değil günlük ve aylık rutini anlatır. Cari bakiyenin ne anlama geldiğini merak ediyorsanız önce cari hesap nedir yazısına, müşteri kartındaki alanlar için müşteri oluşturma rehberine bakabilirsiniz.
Kesim tarihi ve açılış bakiyeleri
Düzenli bir cari, net bir başlangıç noktası ister. Örneğin 1 Eylül’ü kesim tarihi seçtiyseniz, o güne kadarki eski defter, Excel dosyası veya hafızadaki borç ve alacakları tek tek toplamaya çalışmazsınız. Her müşterinin ve tedarikçinin 31 Ağustos akşamındaki bakiyesini belirler, Müşteri & Firmalar ekranında İlk giriş bakiyesi (TL) alanına yazarsınız.
Pozitif değer müşterinin size borcunu, negatif değer müşterinin sizden alacağını gösterir. Tedarikçiye borçluysanız bakiye negatif girilir. Bu alan kasaya para ya da stoka ürün yazmaz; yalnızca cari başlangıcını oluşturur. Kesim tarihinden sonraki her hareket ise belge veya kasa hareketi olarak girilir; açılış bakiyesini sonradan değiştirerek yeni işlemleri gizlemeyin.
Her satış ve alış bir belge olsun
Cariyi okunur kılan şey, borcun nereden doğduğunun görülebilmesidir. Müşteriye yapılan her satışı Gelirler bölümünde gelir belgesi, tedarikçiden yapılan her alışı Giderler bölümünde gider belgesi olarak girin. Belgede müşteri, düzenleme tarihi, varsa Ödeme tarihi / vade ve kalemler yer alır. Belge oluşturmak kasaya para yazmaz; yalnızca alacak veya borç doğurur.
Para geldiğinde iki yol vardır. Belirli bir faturanın ödemesiyse belge içinden Tahsilat al ile kaydedin; belgenin kalanı düşer, durumu Kısmi Ödendi veya Ödendi olur. Para bir belgeye ait değilse, örneğin açılış bakiyesine karşılık bir ödeme ya da henüz hangi faturaya sayılacağı belli olmayan bir avans ise müşteri detayındaki Manuel para hareketi kutusunu kullanın. Bu hareket net cariyi günceller ama belirli bir belgeyi kapatmaz. Aynı parayı iki yoldan birden girmek bakiyeyi iki kez düşürür.
Örnek: bir müşterinin eylül ayı
Tutarlar örnektir. Müşteri A’nın 1 Eylül açılış bakiyesi 8.000 TL’dir, yani müşteri size borçludur. 3 Eylül’de KDV hariç 10.000 TL’lik satış yapıyorsunuz; %20 KDV 2.000 TL ile belge toplamı 12.000 TL olur. 10 Eylül’de bu belgeye 7.000 TL tahsilat alıyorsunuz ve belge kalanı 5.000 TL’ye iniyor.
15 Eylül’de müşteri eski borcu için 8.000 TL havale gönderiyor. Bu tutar bir belgeye ait olmadığı için müşteri detayından banka kasasına manuel Para Girişi olarak, açıklamasına “açılış bakiyesi ödemesi” yazılarak girilir. 22 Eylül’de KDV hariç 4.500 TL’lik ikinci satış yapılıyor; %20 KDV 900 TL ile toplam 5.400 TL, vadesi 22 Ekim.
30 Eylül’de Net cari dökümü şöyle okunur: Başlangıç bakiyesi 8.000 TL, Gelir belgeleri kalanı 5.000 + 5.400 = 10.400 TL, Gider belgeleri kalanı 0 TL, bağımsız manuel para hareketleri 8.000 TL. Net cari 8.000 + 10.400 − 0 − 8.000 = 10.400 TL’dir. Sağlamasını yapalım: toplam borçlanma 8.000 + 12.000 + 5.400 = 25.400 TL, toplam ödeme 7.000 + 8.000 = 15.000 TL, fark yine 10.400 TL.
Tedarikçi tarafını aynı düzenle tutun
Tedarikçiler de Müşteri & Firmalar listesinde tutulur; ayrı bir modül gerekmez. Alışları gider belgesiyle girer, ödemeleri belge içinden Ödeme yap ile kaydedersiniz. Örneğin Tedarikçi B’den KDV hariç 15.000 TL’lik alış yaptınız; %20 KDV 3.000 TL ile belge 18.000 TL’dir. 10.000 TL ödediğinizde belgenin kalan borcu 8.000 TL olur.
Başka hareket yoksa Tedarikçi B’nin net carisi 0 − 8.000 = −8.000 TL görünür. Negatif net cari, karşı tarafın sizden alacaklı olduğunu gösterir; yani tedarikçiye 8.000 TL borçlusunuz. Aynı firmadan hem alış hem satış yapıyorsanız iki belge türü aynı net caride birleşir, böylece mahsuplaşmayı tek ekranda görürsünüz.
Günlük alışkanlıklar ve sık yapılan hatalar
Cari düzeni ay sonunda değil, gün içinde kurulur. Müşteri telefonla bakiyesini sorduğunda üst menüdeki Müşteri ara alanından kartı bulup net cariyi ve açık belgeleri birlikte okuyun. Satışı yaptığınız gün belgesini, parayı aldığınız gün tahsilatını girin; birkaç günlük işi toplu girmek hangi paranın hangi faturaya ait olduğunu unutmaya yol açar.
En sık görülen hatalar şunlardır: tahsilatı belgeye bağlamak yerine manuel hareket olarak girip sonra aynı tutarı belgeden de tahsil etmek, aynı firmayı iki ayrı kartla açmak, iade veya fiyat farkını açıklamasız bir para hareketiyle kapatmak ve açılış bakiyesini sonradan değiştirerek farkı gizlemek. Her manuel harekete kısa ama anlamlı bir açıklama yazmak, birkaç ay sonra yapılacak incelemeyi kolaylaştırır.
Bir belge hatalı girildiyse kalemleri düzeltin veya belgeyi Belgeyi iptal et ile geri alın. İptal, bağlı stok ve kasa hareketlerini tersine çevirir ve geçmişi saklar; bu da cari dökümünde neyin neden değiştiğini görmenizi sağlar.
Aylık mutabakat rutini
Ay kapanınca müşteri detayını açın ve Net cari dökümünü kontrol edin. Belgeler, tahsilatlar ve manuel hareketler beklediğiniz gibiyse detayı Yazdır ile çıktı alın veya Excel’e aktar ile dosya olarak kaydedin. Bu müşteri dökümünü, kendi kanalınızla müşteriye iletip bakiyeyi teyit etmesini isteyin. Hesapİz e-posta göndermez; çıktıyı siz paylaşırsınız. Yazdır ve Excel’e aktar, Müşteriler modülünde tam yetki gerektirir.
Müşteri farklı bir rakam söylerse farkı tek bir düzeltmeyle kapatmayın. Önce eksik veya mükerrer belge, yanlış belgeye bağlanmış tahsilat ya da yanlış müşteriye girilmiş para hareketi arayın. Kaynağı bulunca ilgili kaydı düzeltin. Mutabakatın resmî bir belge niteliği taşıması gerekiyorsa biçimini mali müşavirinizle konuşun.
Adım adım
Kesim tarihini belirleyin
Cariyi Hesapİz’de başlatacağınız tarihi seçin ve o tarihten önceki hareketleri tek tek girmek yerine her firmanın o günkü bakiyesini çıkarın.
Açılış bakiyelerini girin
Müşteri & Firmalar ekranında her müşteri ve tedarikçi için İlk giriş bakiyesi (TL) alanını doldurun: müşteri borcu pozitif, sizin borcunuz negatif.
Her satışı ve alışı belge yapın
Satışları gelir belgesi, alışları gider belgesi olarak girin; vadeli işlemlerde Ödeme tarihi / vade alanını doldurun.
Parayı doğru yoldan kaydedin
Belirli bir faturanın parasını belge içinden Tahsilat al veya Ödeme yap ile girin; belgeye ait olmayan tutarlar için müşteri detayındaki Manuel para hareketi kutusunu kullanın.
Net cari dökümünü okuyun
Müşteri detayında başlangıç bakiyesi, belge kalanları ve manuel hareketlerin net cariyi nasıl oluşturduğunu kontrol edin.
Ay sonunda mutabakat yapın
Detayı Yazdır veya Excel’e aktar ile çıkarın, müşteriye ya da tedarikçiye iletin ve farkları kaynağını bulduktan sonra düzeltin.
Sık sorulan sorular
Eski dönemin bütün faturalarını tek tek girmem gerekir mi?
Gerekmez. Bir kesim tarihi seçip her firmanın o günkü bakiyesini İlk giriş bakiyesi olarak girmeniz yeterlidir. Ancak açık faturaların vadesini de takip etmek istiyorsanız bunları ayrı belge olarak girmeyi tercih edebilirsiniz; bu durumda aynı tutarı açılış bakiyesine tekrar eklemeyin.
Müşteri bakiyesi ile vade raporundaki tutar neden farklı?
Vade raporu belge kalanlarını gösterir. Müşteri detayından girilen manuel para hareketleri net cariyi düşürür ama hiçbir belgeyi kapatmaz. Bu nedenle belge kalanları toplamı net cariden farklı olabilir.
Aynı firma hem müşterim hem tedarikçim olabilir mi?
Evet. Müşteriler ve tedarikçiler aynı listede tutulur. Firmaya kestiğiniz gelir belgeleri ile ondan aldığınız gider belgeleri aynı net cari dökümünde birlikte hesaplanır.
Mutabakat çıktısını Hesapİz müşteriye gönderiyor mu?
Hayır. Hesapİz e-posta veya SMS göndermez. Müşteri detayını Yazdır veya Excel’e aktar ile alır, kendi iletişim kanalınızdan paylaşırsınız.
Pasif yaptığım müşterinin geçmişi silinir mi?
Silinmez. Pasif müşterinin belge ve hareket geçmişi korunur; eski dönem mutabakatları için detayına yine ulaşabilirsiniz.